El SIA Misional AGR es el sistema de información de la Auditoría General de la República por medio del cual se recibe la rendición anual de cuentas de la Contraloría General de la República, las Contralorías Territoriales y el Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República, se realiza la respectiva revisión de la cuenta, se administran los procesos de auditoría y se calculan los indicadores que permiten generar datos estadísticos de la información de rendición. Uno de los módulos del sistema es el SIREL, Sistema de Rendición Electrónica de cuentas, del cual a continuación se presenta un manual de manejo.

El sistema proporciona interfaces para las operaciones básicas de: inserción, borrado, modificación, y despliegue de datos, de las cuales se hablará más adelante. En cuanto a la información, se muestra en diferentes columnas por medio de una tabla o grilla de un determinado tema, además de una columna llamada “opciones” en la que se encuentran las diferentes funcionalidades existentes para cada registro o fila de la grilla. Estas opciones varían dependiendo de la grilla y se activan o desactivan según el perfil autorizado que tenga asignado el usuario que haya ingresado al sistema (usuario “logueado”).

Adicionalmente, algunas columnas cuentan con las funcionalidades de:

Ordenación ascendente descendente : Estos botones permiten ordenar una columna de forma ascendente o descendente y en consecuencia toda la grilla se ordena de acuerdo con la columna elegida. Las ordenaciones se realizan en orden alfabético para las columnas que contienen campos que son de tipo texto en la base de datos; y cuando la columna corresponde a un campo heredado, es decir, que se toma de otra tabla de la base de datos, esta ordenación se realiza de acuerdo al número del identificador único que los datos tengan en la base de datos. Por ejemplo, cuando ordenamos por tipos de auditoría la ordenación no resulta alfabéticamente pero sirve para agrupar todas las filas que tienen el mismo tipo de auditoría.

Filtro : Este botón sirve para realizar búsquedas dentro de la grilla, de datos que inicien, terminen o contengan una cadena de caracteres deseada. Luego de ejecutar el filtro se despliega una grilla con los registros que cumplen la característica deseada; y para desplegar de nuevo la grilla completa basta con dar clic en el icono de recargar.

Recargar : Este botón sirve para actualizar recargar la pantalla actual y cumple una función similar al botón actualizar del navegador, se encuentra en la parte superior derecha junto al título de la grilla.

Instructivo de Rendición de Cuenta o Ayuda de los formatos : Este botón sirve para desplegar una nueva ventana en el navegador la cual contiene el instructivo para la rendición de cuenta.

OPERACIONES DE INSERCIÓN, CONSULTA, ACTUALIZACIÓN Y BORRADO.

Conocidas como operaciones CRUD (“Create”; “Retrieve”; “Update”; “Delete”). que se refieren a las operaciones básicas para la gestión de la información dentro del sistema, es decir, las operaciones de inserción, consulta, actualización, borrado. Adicionalmente el despliegue de dicha información por medio de grillas o tablas de datos.

Dentro de las interfaces se encuentran hipervínculos para las operaciones respectivas, que se encuentran en el campo de opciones; y en la parte inferior se encuentra el botón de inserción (“Adicionar”). Estas opciones se habilitan o deshabilitan dependiendo de los permisos que tenga el perfil asignado al usuario logueado.

Distribución general de la grilla de datos:

Grilla o tabla de datos.
Título de la grilla.
Campo de datos.
Campo de opciones.
Botón “Recargar”
Botón de ordenación ascendente.
Botón de ordenación descendente.
Botón para filtro.
Operaciones “CRUD”

El enlace “Consultar” permite visualizar la información completa de la respectiva fila o registro, puesto que cada campo de la grilla tiene un límite de caracteres por motivos de estética y a que existen algunos campos de la base que no se despliegan en la grilla, además dentro de esta interfaz, dependiendo de los permisos que se tengan, se despliegan el botón de modificar y el de eliminar, este último solo en caso de que se haya acabado de ingresar el registro.

El enlace “Modificar” permite cambiar los datos que se encuentran almacenados para actualizarlos en el servidor central, estos campos se activan o desactivan dependiendo de los permisos de acceso del usuario. Existen campos que se insertan o modifican automáticamente por el sistema.

El enlace “Eliminar” direcciona al usuario a la interfaz para consultar y desde ahí proporciona la opción de eliminar un registro de la base de datos. Cuando estos registros son utilizados por otra tabla en la base de datos no se permite su eliminación.

El botón “Adicionar” sirve para desplegar el formulario de inserción de datos respectivo en donde se ingresa la información que se almacenará en la base de datos del servidor central, además existe un “Checkbox” o marcador que permite ingresar varios registros consecutivos sin retornar a la grilla central.

Si desea grabar un solo registro, puede desmarcar esta opción, de tal forma que cuando se confirme la inclusión del registro, el sistema lo llevará a la grilla respectiva.

Además de las funcionalidades mencionadas anteriormente, existen los siguientes botones:

“Anterior”: Direcciona a la página anterior de acuerdo a la navegabilidad del sistema.

“Cancelar”: Cancela la operación y direcciona a la grilla de datos.

“Restaurar”: Limpia todos los valores que se encuentran en un formulario de entrada de datos, a excepción de los elementos del formulario que se encuentren deshabilitados.

“Continuar”: Se utiliza en la “pantalla de confirmación” para confirmar que la operación se ejecutó y los datos se enviaron correctamente; y en la pantalla de error para regresar a la grilla de datos.

“Guardar”: Sirve para enviar la información a través de la Web y almacenarla en la base de datos.

“PopUp” o “ventana emergente” : sirve para seleccionar un dato desde una ventana emergente, se utiliza, por ejemplo en el formato 1 “Catálogo de Cuentas”, sección “Registro Contable” para buscar una cuenta del plan de cuentas del sistema o en el formulario de asignar personas a un PGA para seleccionar un funcionario del sistema.

PANTALLAS DE INFORMACIÓN O ERRORES DEL SISTEMA.

Por otra parte, el sistema despliega dos tipos de pantallas: Un mensaje informativo de importancia que muestra el resultado de la operación que se estaba realizando; y un mensaje de error que se despliega cuando se presenta alguna situación que atenta contra la lógica del sistema, en este caso, esta pantalla debe guardarse para ser enviada al administrador del sistema y se solucione el problema.

Mensaje informativo de importancia.

Mensaje de error.

Existe otro tipo de errores en los cuales no se despliega esta pantalla de error, sino que se despliega otro tipo de mensajes en el navegador. Esto puede ser debido a inconsistencias en la base de datos, problemas de conexión, falta de permisos o problemas con el navegador de Internet, puede reintentar la transacción y ésta se procesará sin inconvenientes.

Adicionalmente, el sistema tiene un tiempo máximo establecido de inactividad, luego del cual el permiso de acceso se pierde y al intentar navegar por el sistema se genera el siguiente mensaje de error:

Por esta situación, el usuario debe grabar la información de los registros o sus modificaciones de manera oportuna y asegurarse de recibir el mensaje de confirmación del sistema indicando que “Los datos fueron actualizados satisfactoriamente en el sistema.”

LLEVAR INFORMACIÓN A EXCEL.

Los datos que se encuentran dentro del aplicativo se pueden llevar a EXCEL manteniendo presionada la tecla Control (Ctrl) y haciendo clic sobre el título de la grilla, para que se seleccione toda la grilla y luego dar clic con el botón derecho del ratón y seleccionar la opción “Copiar” (o la combinación “Control” + la letra “C”) para luego ir a una hoja de Excel y dar la función “Pegar” (o la combinación “Control” + la letra “V”). De esta manera se pegará la tabla. En caso que la sección tenga más de una página, se debe realizar el mismo procedimiento con cada una de ellas. Si se seleccionan los campos manteniendo presionado el clic izquierdo del mouse se copiarán sólo los datos y no la tabla.

CALENDARIO

El sistema proporciona un calendario que ayuda a ingresar las fechas, en los formularios que lo requieran, en el formato correcto. Sin embargo las fechas se pueden ingresar de forma convencional, siempre que se cumpla con el formato año de cuatro dígitos, mes de dos dígitos y día de dos dígitos, separados por el guión: ejemplo 2011-07-26.

Para desplegar este calendario basta con hacer clic sobre el ícono de calendario que aparece junto a los campos de ingreso de fechas.

Calendario para el ingreso de fechas.

Para seleccionar una fecha se debe hacer clic sobre la misma, si se hace clic sobre el nombre del día este día pasará al primer lugar dentro del campo de fechas. Sobre el campo de visualización se observa el nombre completo de la fecha.

Para mover el calendario dentro de la pantalla se debe hacer clic sobre el campo de visualización o el nombre del mes-año. En la parte izquierda aparece el número de la semana del año. Para seleccionar el día actual se puede hacer clic sobre la palabra “Hoy” (parte superior del calendario).

Para desplegar un listado de los meses del año dar clic sostenido sobre la flecha avanzar de mes o la flecha retroceder mes, de manera similar, para desplegar un listado de los años hacer clic sostenido en las flechas avanzar o retroceder año.

VALIDACIONES

El sistema posee validaciones de completitud y formato. Las validaciones de completitud se refieren a que se envíen todos los campos que son obligatorios dentro de un formulario y las validaciones de formato se refieren a ingresar el tipo de dato correcto en cada campo de los formularios. El nombre de los campos obligatorios aparece en negrilla y el de los campos opcionales aparece normal. Es importante tener en cuenta que las fechas deben ser ingresadas en el formato aaaa-mm-dd, es decir, año de cuatro dígitos, mes de dos dígitos y día de dos dígitos. Además, los campos numéricos de tipo entero deben ser ingresados sin separadores de miles y los campos flotantes (con valor decimal) se deben ingresar con el signo punto para separar el valor decimal.

Además el sistema valida los datos dos veces, la primera dentro del formulario y la segunda del lado del servidor, si cualquiera de las dos validaciones falla se despliega un mensaje de error.

Validación de los formularios de ingreso de datos.

CUADRO DE IDENTIFICACIÓN DEL USUARIO

El sistema despliega en la parte superior derecha de la pantalla un cuadro a manera de carné donde se visualizan los datos que identifican al usuario que se encuentra “logueado”. Se muestra el nombre de usuario, nombres y apellidos, perfil y dependencia a la que pertenece.

Cuadro de identificación del usuario.

PAGINACIÓN

En la parte inferior de las grillas de datos aparece un sistema de paginación para aquellas que contienen muchos registros, de esta manera se puede navegar entre páginas de una manera más cómoda. Cuando existen muchas páginas existe el enlace “Siguiente” y/o “Anterior” y se verán hasta las dos siguientes de la página en la cual está y hasta las dos páginas anteriores.

Paginación.

INGRESO AL SISTEMA

Para llegar al sitio WEB del SIA Misional AGR lo puede hacer por medio del enlace del sistema que encuentra en la página de la Auditoría General de la República: www.auditoria.gov.co en la sección “Servicios de Información” o digitando en la barra del navegador la dirección 190.60.118.99 aclarando que el navegador a utilizar, por cualquiera de los dos medios, es el navegador Mozilla.

El sistema cuenta con un mecanismo de seguridad basado en un nombre de usuario y una contraseña. Para ingresar al mismo, en la página Web encuentra una ventana en la que se digita el respectivo nombre de usuario y su contraseña. Dependiendo del perfil de acceso que tenga asignado el usuario, se podrá acceder o no a las diferentes funcionalidades del sistema.

CREACION DE CUENTA PARA ACCEDER AL SISTEMA

Ahora bien, en la parte inferior de la ventana de acceso aparece el enlace “Cree una cuenta de usuario” que al ingresar le permite registrarse en el sistema indicando sus datos personales, asignando el usuario y la clave a utilizar. Posteriormente, la Entidad Vigilada, la Gerencia Seccional o el Auditor Delegado remiten correo electrónico al administrador del sistema solicitando la asignación del perfil de acuerdo con el nivel de acceso autorizado que vaya a tener el usuario. Por defecto, el sistema asigna el perfil de “Ciudadano”, el cual no tienen acceso al sistema.

Pantalla de acceso al sistema y enlace para crear cuenta de usuario.

ESTRUCTURA DEL USUARIO PARA LA CREACIÓN DE CUENTA

la estructura del “usuario” es, por ejemplo, [cdepcaqueta] ó [cmunmedellin] ó [cdisbuenaventura] ó [fbscgr](iniciales nombres)(primer apellido)(inicial segundo apellido), es decir que podría ser (como ejemplo) cdisbuenaventurawgsalgadoa (al tratarse una contraloría distrital) o fbscgrwgsalgado (al tratarse del Fondo de bienestar Social CGR).

La clave que diligencian al crear la cuenta, es la que utilizarán al ingresar. Esta clave es personal y confidencial. En caso de olvido, deben solicitar por escrito la asignación de una clave provisional que se debe cambiar por la pestaña “Cuenta de usuario”.

PERFILES DE USUARIOS PARA LOS SUJETOS VIGILADOS

En cuanto a los perfiles, actualmente el sistema maneja los siguientes para los Sujetos Vigilados:

· Contralor / Repr. Legal: Representante legal del Sujeto Vigilado. Autorizado para ingresar a cualquiera de los formatos de la cuenta, hacer el proceso de rendición electrónica de cuenta o rendir información al sistema. Abre y cierra candados de los formatos y chequea o deschequea los formatos antes de la rendición oficial. Actualiza la información de la Entidad en el sistema (Módulo SIREL). Puede hacer ajustes a la información de los formatos, durante el cargue de la información antes de la rendición oficial o en la rendición de corrección de formatos, en los que se tenga el candado abierto.

· Funcionario Procesos: Autorizado a ingresar a los formatos que contienen información relacionada con temas jurídicos y que requieren de confidencialidad. Estos son desde el F-16 hasta el F-19 (para las Contralorías) y el F-23 (para las Contralorías y el Fondo de Bienestar Social CGR). Puede hacer ajustes a la información de los formatos, a los que puede ingresar, durante el cargue de la información antes de la rendición oficial o en la rendición de corrección de formatos, en los que se tenga el candado abierto.

· Funcionario Administrativo: Autorizado a ingresar a los formatos que no contienen información jurídica, esto es desde el F-1 hasta el F-15, desde el F-20 hasta el F-22 y desde el F-24 y hasta el F-32 (Según sea el Sujeto Vigilado). Puede hacer ajustes a la información de los formatos, a los que puede ingresar, durante el cargue de la información antes de la rendición oficial o en la rendición de corrección de formatos, en los que se tenga el candado abierto.

· Superfuncionario Entidad: Autorizado a ingresar a cualquiera de los formatos. Puede hacer ajustes a la información de los formatos, a los que puede ingresar, durante el cargue de la información antes de la rendición oficial o en la rendición de corrección de formatos, en los que se tenga el candado abierto.

El administrador del sistema, con el correo recibido, asigna el perfil requerido dependiendo de las actividades a realizar y responde el correo. Así, el usuario ya puede ingresar al sistema a las opciones que el perfil permite.

Se recomienda que no se utilicen mecanismos de recordatorio de claves ya que esto podría facilitar que otras personas utilicen su equipo para ingresar con su nombre de usuario y contraseña.

RENDICIÓN ELECTRÓNICA DE CUENTAS

Al ingresar al sistema, llegará a la página “Inicio” donde encuentra los vínculos para acceder a los diferentes módulos del SIA Misional AGR. Uno de los cuales es el “Módulo SIREL” (Sistema de Rendición Electrónica de cuentas) por medio del cual las Entidades Vigiladas rinden la información anual de cuenta y por el que la Auditoría General de la República se apoya para la revisión de la cuenta de las mismas.

Adicionalmente, en esta página se encuentran los enlaces para obtener los formatos de proyectos especiales como el de Control al Control de la Contratación (CCC), formato 20.1, su respectivo Instructivo y el enlace para subir la información a rendir por parte de la Contraloría.

Otros de los enlaces allí relacionados corresponden a módulos de uso exclusivo de las diferentes dependencias de la AGR o de la administración del sistema.

Menú página de “Inicio”

Menú de opciones de la Rendición Electrónica de Cuentas.

Al hacer clic en el enlace “SIREL - Módulo Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas” o en la pestaña “Módulo SIREL” el sistema lo lleva al menú de opciones de la Rendición Electrónica de Cuentas, donde encuentra el enlace “Rendiciones de Cuenta de los Sujetos Vigilados” para ver la información rendida desde el año 2005. Además funciones de uso exclusivo de la AGR y del Administrador del sistema.

RENDICIONES DE LOS SUJETOS VIGILADOS

Esta tabla muestra la información básica de los Sujetos Vigilados (Nombre, NIT, correo electrónico, Tipo de Entidad, Dependencia que la vigila) y las opciones: “Consultar”, “Modificar”, “Eliminar” y “Ver Rendiciones”.

Haciendo clic en la opción “Consultar” se puede ver la dirección física, el número del teléfono y el estado de la Contraloría, además de los datos relacionados anteriormente de manera completa si no caben en el espacio de la grilla.

Pantalla de los Sujetos Vigilados para consulta de datos y rendiciones.

Por la opción “Modificar”, los Sujetos Vigilados deben realizar los cambios a la información de contacto, especialmente la dirección del correo electrónico puesto que ésta se tiene como oficial para el envío de información, oficios o requerimientos por medio electrónico desde la Auditoría General de la República. La Entidad puede registrar más de un correo electrónico, separándolos con punto y coma (;) y espacio. En el campo de la dirección física se debe incluir la ciudad de ubicación de la misma.

Otro aspecto importante es que se pueden adicionar Sujetos Vigilados por medio del botón “Adicionar” que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Cabe anotar que la utilización de las opciones adicionar, modificar y eliminar Sujetos Vigilados están restringidos de acuerdo al perfil de usuario que se tenga.

Al ingresar al vínculo “Consultar” para alguna Entidad, se despliega la pantalla de consulta “Sujeto Vigilado”, donde se muestran en detalle los datos de la Entidad junto con las opciones para modificarlos o eliminarlos.

Pantalla de consulta “Sujeto Vigilado”.

Modificar datos de la Entidad:

Al ingresar a la opción “Modificar”, se despliega un formulario con los datos que están actualmente almacenados en el sistema, los cuales se pueden cambiar y actualizar mediante el botón “Modificar” que está en la parte inferior del formulario.

Pantalla para modificar datos de la Entidad

Por esta pantalla se mantiene actualizada la información de contacto como números telefónicos, dirección física y correos electrónicos oficiales de la Entidad. Los Sujetos Vigilados pueden tener dos o más correos electrónicos registrados, separados por punto y coma (;) y espacio. Se recomienda que en la dirección física incluyan la ciudad a la que corresponde tal dirección.

Al dar clic en la opción “Modificar” el sistema realiza los cambios solicitados y devuelve el pantallazo de confirmación de la modificación y al dar “Continuar” regresa a la tabla de datos generales de los Sujetos de Control de la AGR.

Pantalla de confirmación.

Rendiciones de cuenta:

Para acceder a las rendiciones efectuadas por el Sujeto Vigilado se debe hacer clic en el vínculo “Ver Rendiciones” que se encuentra frente al nombre de cada Entidad en la tabla “Sujetos de Control de la AGR”. Por este mismo vínculo la Entidad ingresa al sistema para rendir la vigencia no rendida o para hacer las correcciones que deba efectuar sobre la versión de corrección.

Pantalla con las rendiciones por Entidad.

La tabla “Rendición” muestra todas las rendiciones de cuenta de la Entidad a la cual se accedió, indicando: “Periodo Desde”; “Periodo Hasta”; “Fecha Límite” y “Estado” de cada una, diferenciando la versiones de “Rendición Oficial” y “Corrección Rendición”. Se puede acceder al menú inicial de cada rendición haciendo clic sobre el vínculo respectivo.

Menú de la Rendición anual.

Menú de la Rendición semestral.

Esta pantalla muestra la información de los Datos de la Rendición y contiene las posibilidades: “Rendir Cuenta” (si la rendición de cuenta a consultar está en proceso de cargue y no se ha rendido); “Diligenciar/Consultar Formatos”; “Pedir Prórroga” y “Consultar Estado de la Prórroga” , operaciones a las que se puede acceder al hacer clic en el respectivo botón.

Vale la pena aclarar que el botón “Rendir Cuenta” aparece únicamente para las rendiciones que no se han efectuado y mientras la fecha límite de la rendición no se haya vencido (incluidas las prórrogas autorizadas). Vencida la fecha límite, arriba de este botón aparece el mensaje: “Ha excedido la fecha límite para realizar la rendición de la cuenta”, y se mantiene activo el botón de rendición para que la Contraloría desarrolle el proceso en el momento que lo tenga listo.

Menú de la Rendición con fecha excedida.

Menú de la Rendición después de cuenta rendida.

DEPENDENCIAS DE UNA ENTIDAD

Al elegir la opción de “Diligenciar/Consultar Formatos” se despliega la pantalla para la selección y administración de dependencias, gerencias o en general cualquier división administrativa o territorial que tenga una Contraloría. Esta funcionalidad del Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas aplica solamente para los formatos 16, 17, 18 y 19, correspondientes al tema de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva y sólo sí cada dependencia maneja procesos diferenciados (No es un directorio de la Entidad).

Por medio de esta pantalla el Administrador del Sistema puede insertar, modificar o eliminar las dependencias de un Sujeto Vigilado, usando las opciones respectivas. De acuerdo a la información consignada en la tabla “Dependencias” de una Entidad el sistema almacena automáticamente el nombre de esa Dependencia para cada registro que sea ingresado en los formatos 16, 17, 18 ó 19.

Pantalla para administración de las Dependencias.

Al dar clic sobre el botón de “Adicionar Dependencia” el Administrador podrá ingresar la información referente a cada una de las Dependencias de esa Entidad, de manera similar podrá eliminarlas o modificarlas, a petición debidamente sustentada y aprobada.

Formulario para el ingreso de Dependencias de una Entidad.

Como ya se indicó antes, el Sistema almacena en la base de datos para cada registro de los formatos 16, 17, 18 ó 19 el nombre de la Dependencia que se encuentre seleccionada en ese momento, con el fin de clasificar los procesos por cada área de la Entidad que los maneja. Esto es necesario únicamente cuando se tienen dos o más dependencias manejando procesos de forma independiente.

Columna Dependencia en los formatos 16, 17, 18 ó 19.

Antes de ingresar a la pantalla para elegir los formatos de la rendición de la cuenta, se presenta una interfaz que contiene un cuadro de lista y una tabla con la información referente a las dependencias de una Entidad.

Pantalla para selección de dependencias.

El manejo de dependencias no es obligatorio, es decir, que aun cuando la Entidad maneje los procesos de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva en dos o más áreas independientemente, no requieren crear dependencias y los registros que se ingresen en los formatos 16, 17, 18 ó 19 se pueden grabar con la dependencia “Nivel Central” por defecto.

Si la Entidad maneja dependencias para la información consignada en los formatos 16, 17, 18 ó 19, debe elegir la respectiva área del cuadro de lista antes de continuar para seleccionar los formatos, de esta manera todos los registros que se ingresen de allí en adelante se guardarán con la dependencia que se encuentre seleccionada hasta que se vuelva a ingresar a la interfaz de selección de dependencias y se seleccione una diferente.

El cuadro de lista permite seleccionar cada una de las dependencias que se encuentren almacenadas en la tabla de dependencias de una Entidad y tiene una barra de desplazamiento en la parte izquierda, que permite visualizar todas las dependencias.

Cuadro de lista para seleccionar Dependencias.

Si, por ejemplo, desean ingresar (o consultar) procesos de Responsabilidad Fiscal de una dependencia diferente a la que se encuentra seleccionada, deben regresar a la interfaz de selección de dependencias mediante el botón “Anterior” que se encuentra en la pantalla de selección de formatos.

Regresar para seleccionar una dependencia diferente.

CONTINUAR (DILIGENCIAR FORMATOS)

Luego de seleccionar la dependencia (o dejar en Nivel Central cuando no se manejan dependencias para los procesos fiscales) y hacer clic en el botón “Continuar (Diligenciar formatos)” se despliega en pantalla la “Tabla de Formatos para la Rendición de Cuentas”.

Pantalla “Tabla de formatos para la rendición de cuentas”.

Desde esta pantalla se accede a los formatos que el Sujeto Vigilado debe rendir o se desean consultar. Según el tipo de Entidad se mostrarán los formatos requeridos por la AGR y sus archivos de soporte y complementarios. Adicionalmente, en la parte superior encuentra dos íconos especiales: un libro en cuya portada se muestra un signo de interrogación, que corresponde al enlace para abrir el “Instructivo de Rendición de Cuenta” el cual indica la información a rendir y que debe ser de consulta permanente en línea; el otro icono es el de un libro que va pasando hojas y que es otro enlace al “Manual del Sistema de Rendición Electrónica de cuentas – SIREL” o manual técnico del módulo SIREL y que este mismo documento. El tercer ícono corresponde al de recargar la página que se está consultando.

Por esta misma pantalla se llega a los archivos de soporte de la rendición seleccionada anteriormente y a los que se conocen como “Complementarios” y que son aquellos que no están asociados a ningún formato específico. Además se pueden ver dos listas: una de chequeo para llevar un control de cuáles formatos se han diligenciado y están completamente verificados y corregidos, haciendo clic sobre el icono respectivo ya sea ó ; la otra lista se denomina “Lista de Bloqueo” y se explicará de manera detallada a continuación.

LISTA DE BLOQUEO PARA LOS FORMATOS DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS.

La lista de bloqueo es la funcionalidad mediante la cual el perfil “Contralor / Repr. Legal” puede restringir la inserción y/o modificación de la información de los formatos antes de la rendición de la cuenta, bloqueando o desbloqueando los mismos de manera independiente. La lista de bloqueo aparece en la pantalla donde se muestran todos los formatos de rendición de cuenta junto con la lista de chequeo que se usa de manera informativa y que permite saber si los formatos han sido o no diligenciados y revisados.

La utilidad de herramienta de bloqueo y desbloqueo está en que luego de diligenciar un determinado formato el “Contralor / Repr. Legal” podrá bloquearlo para que los usuarios que accedan sólo puedan consultar la información sin afectar los datos que ya han sido ingresados, por ejemplo, para realizar la verificación de la información cargada y podrá desbloquearlo para modificar o adicionar información, en caso de ser necesario. Esto, únicamente, se puede hacer antes de efectuar el proceso de Rendición de Cuenta, puesto que después de ese proceso la información rendida se toma como Rendición Oficial y el sistema no permite bloquear o desbloquear los formatos ni modificar la información en ellos.

Ejemplo de herramientas de verificación y bloqueo de formatos.

Para bloquear o desbloquear un formato determinado debe hacerse clic en el icono de “candado” que aparece justo al frente del formato que se va a bloquear o desbloquear.

El formato está desbloqueado, haga clic sobre el ícono para bloquear.

El formato está bloqueado, haga clic sobre el ícono para desbloquear.

Una vez se hace clic sobre el icono de candado, para hacer el cambio, aparece el mensaje de confirmación indicando que el formato ha sido bloqueado o desbloqueado satisfactoriamente.

Pantalla de confirmación bloqueo/desbloqueo de formato.

Al dar “Continuar” se regresa a la pantalla donde aparece el listado de los formatos de rendición y la lista de bloqueo, con los cambios ya actualizados.

Cuando un formato de rendición está bloqueado, éste tiene el ícono al frente, lo cual implica que los registros, los archivos soporte y las observaciones existentes en el formato sólo están disponibles para su consulta y no se pueden modificar ni eliminar. Esto aplica para cualquier perfil de acceso en el sistema incluyendo al perfil “Contralor / Repr. Legal”.

Cuando un formato de rendición está desbloqueado tiene el icono al frente, lo cual implica que los registros, los archivos soporte y las observaciones existentes en el formato están disponibles para consulta y diligenciamiento aplicando los permisos y restricciones de acceso normales que se tienen para cada perfil en la rendición de cuentas.

Adicionalmente, en el sistema se cuenta con la opción de manejar el bloqueo / desbloqueo por sección para un control más puntual de las secciones. Se ingresa a esa herramienta dando clic en el enlace “Bloqueo por sección” donde aparece la lista de todas las secciones y un cajón de chequeo para marcar o desmarcar (que coincide con bloquear o desbloquear la sección). El cuadro de una sección muestra el estado según como se encuentre el formato al que pertenece, es decir que si el formato 21 “Resultados del ejercicio del control fiscal” está desbloqueado, todos los cuadros de las secciones que pertenecen a este formato estarán desmarcados.

Pantalla con bloqueo / desbloqueo de formatos.

Pantalla de las secciones según formatos.

El bloqueo o desbloqueo por secciones se hace marcando o desmarcando la casilla frente a cada sección (se pueden varias a la vez y de diferentes formatos), da clic en el botón “Enviar” que se encuentra en la parte inferior de la lista de secciones.

Pantalla de bloqueo / desbloqueo por secciones y el botón enviar.

Los usuarios con perfil de “Contralor / Repr. Legal” son los únicos que pueden administrar la lista de bloqueo, además de la opción de acceso para diligenciamiento y modificación de los formatos de rendición de cuentas en sus respectivas Entidades.

ARCHIVOS DE SOPORTE DE LA RENDICIÓN

Los datos rendidos en los formatos se complementan con información que se solicita en archivos adicionales, los cuales se adjuntan a la rendición, por el sistema. Estos archivos se dividen en “Archivos de soporte” que están enlazados con cada formato y se ingresa por el enlace “Archivos de Soporte de la Rendición” que se ubica debajo de la lista de secciones de cada formato, la otra clasificación de archivos se conoce como “Archivos complementarios” que no están enlazados a ningún formato y complementan la información de la rendición, para ingresar se va al enlace “Archivos de Soporte de la Rendición” que se ubica debajo de la lista de formatos.

Enlace para ingresar a la pantalla de archivos soporte.

Es de aclarar que el sistema tiene un límite en el tamaño de esos archivos y que actualmente es de 3 MB, por lo que se recomienda que al escanear se haga en media resolución o que al convertir archivos a formato PDF se seleccione la opción “Tamaño mínimo (publicación en línea)” que aparece en la parte inferior del tipo de archivo. Además, se recomienda que las imágenes que lleven los archivos sean de formatos livianos, como por ejemplo .JPEG.

Al dar clic al enlace en mención, el sistema lo lleva a la pantalla para la inclusión de los archivos soporte donde, además se muestra la lista de archivos requeridos y se va indicando si ya se subió o no.

Pantalla lista de archivos y lista de control de los mismos.

En esta pantalla se muestran dos tablas: 1) “Archivos de Soporte de Rendición” donde se listan los datos de los archivos que se encuentran actualmente almacenados en el sistema y el botón “Adicionar” por donde se pueden subir aquellos que están pendientes; 2) “Lista de Verificación de Documentos” donde se listan todos los archivos anexos y de soporte requeridos por la Auditoria General de la Republica y se indica al frente de cada ítem de verificación su estado, dependiendo si ya se subió el archivo requerido o no.

Para adicionar archivos de soporte se hace clic sobre el botón “Adicionar” de la primera tabla y a continuación se despliega el formulario “Archivos Soporte de Rendición” para ingresar las características y ruta en disco del archivo a subir.

Pantalla para subir archivos y registrar sus datos.

En el campo “Escoja el archivo” se debe hacer clic sobre el botón Examinar y buscar la ruta donde se encuentra almacenado el archivo a subir y señalarlo para que sea insertado, después se debe ingresar el número de folios y una breve descripción del archivo. En el campo “Ítem de chequeo” se debe seleccionar la opción a la que pertenece el archivo, si no pertenece a ningún ítem de chequeo este campo se deja en “Seleccione”. Finalmente, se hace clic sobre el botón “Guardar” luego el sistema le presentará el mensaje de confirmación si el archivo se guardó correctamente y si es así se mostrará en el formulario de archivos de soporte en la tabla “Archivos de Soporte de Rendición”.

Recuerde consultar el “Instructivo de la Rendición Electrónica de Cuenta” donde se indica qué archivos le corresponde presentar según el tipo de Sujeto Vigilado: Contraloría General de la República; Contraloría Territorial o Fondo de Bienestar Social CGR.

GENERALIDADES DE LOS FORMATOS Y SECCIONES

La Rendición de las Entidades Vigiladas se lleva a cabo mediante la presentación de información específica establecida por la Auditoría General de la República y que se consolida en Formatos que contienen datos con conceptos relacionados entre sí. Un formato está subdividido en secciones, las cuales se listan en el pantallazo “Secciones Formato …” al cual se llega entrando por el vínculo “Ver Secciones” de la pantalla “Formatos para la Rendición de Cuentas”.

Pantalla “Formatos para la Rendición de Cuentas”.

Pantalla “Secciones Formato …”.

Recuerde consultar el “Instructivo de la Rendición Electrónica de Cuenta” donde se indica la información a rendir en cada sección, detallando campo a campo la sección. Se recomienda su consulta en línea para evitar el consumo innecesario de papel y para que cuenten con las posibles actualizaciones en línea del mismo.

Observaciones de los Formatos:

En la pantalla “Secciones Formato…” se listan las secciones del formato seleccionado, además se ven los vínculos “Observaciones del Formato” y “Archivos de Soporte del Formato”. Por medio de la opción “Observaciones del Formato” se puede acceder a la pantalla donde se adicionan y administran las observaciones para el formato actualmente seleccionado, aquí se insertan las anotaciones que se estimen necesarias para aclarar o complementar algunos registros de las secciones del formato.

Pantalla Observaciones.

Al dar clic en el botón “Adicionar” se presenta el formulario de ingreso de observaciones, donde encuentra un cuadro para hacer la descripción de la observación a registrar, dando clic en el botón “Guardar”. Puede adicionar tantas observaciones como requiera en cada formato.

Formulario de ingreso de observaciones.

Archivos de Soporte de los Formatos:

Por medio del vínculo “Archivos de Soporte del Formato”, se puede acceder a la pantalla donde se adicionan y administran los archivos anexos al formato seleccionado junto con la lista de verificación correspondiente. Para anexar archivos a un formato de rendición se utiliza el mismo método que el de los archivos de soporte de la rendición el cual se explicó anteriormente.

Pantalla Archivos de soporte.

FORMATO 1 CATÁLOGO DE CUENTAS:

Pantalla secciones del Formato 1 Catálogo De Cuentas.

Esta pantalla muestra las secciones que posee el Formato 1: “DATO GENERAL” y “REGISTRO CONTABLE”. Para acceder a cada sección se debe hacer clic sobre el vínculo “Ir a Sección”. Igualmente desde esta pantalla se puede acceder a las observaciones y archivos de soporte como se explicó anteriormente. Después de escoger el vínculo “Ir a Sección” de Dato General aparece la pantalla “Tabla Datos Generales de Rendición”.

Pantalla Datos Generales de la rendición.

Para ingresar los datos generales de la Entidad se da clic en el botón “Modificar” de este formato, luego aparece el formulario “Datos Generales de la Rendición” donde se modifican los datos respectivos de la Entidad.

En esta tabla se digitan los datos generales de la Entidad. Para actualizar la información, se hace clic en el botón “Modificar” y luego en “Aceptar” del mensaje de respuesta, para volver a la tabla “Tabla Datos Generales de Rendición Actualizada” con los datos ingresados.

Pantalla de Modificación Datos Generales de la Rendición.

Pantalla Datos Generales de la rendición diligenciada.

Para acceder a la sección “Registro Contable”, se debe volver a la pantalla “Secciones Formato 1 Catálogo de Cuentas” y hacer clic en “Ir a sección” del Registro Contable, luego aparece la tabla “Catálogo de Cuentas” donde se listan los registros contables, que componen el catálogo de cuentas con sus grupos, clases y subclases contables que se calculan de manera automática en el sistema y aparecen como registros con sombreado “AMARILLO”.

Pantalla Catálogo de Cuentas.

Las columnas del formato son: Código Contable; Nombre de la Cuenta; Corriente (Son los recursos que se pueden convertir en efectivo, vender o consumir durante un ciclo normal de operaciones contables correspondientes a una vigencia); No Corriente (Son los recursos que no son de fácil disponibilidad dentro de un ciclo de operaciones) y Total Saldo el cual se calcula automáticamente.

Para adicionar un registro se hace clic en el botón “Adicionar” que se encuentra en la parte inferior del formato, apareciendo la pantalla “Formulario Ingreso Subcuentas Contables” para adicionar los datos de las subcuentas contables.

Formulario Ingreso Subcuentas Contables

Esta pantalla permite diligenciar los datos de las subcuentas contables que tuvieron movimiento en la vigencia rendida. El campo Subcuenta Contable se selecciona de una tabla que se despliega haciendo clic en la “Ventana Emergente”, automáticamente muestra la pantalla “Seleccionar Clase Contable del PUC”, donde por el ícono de búsqueda () diligencia el nuevo formulario para insertar la respectiva subcuenta.

Pantalla para insertar subcuenta por búsqueda.

Los registros relacionados con el criterio de la búsqueda se presentan para que se le dé clic en el vínculo “Seleccionar” frente a la subcuenta requerida. Así, aparecen los datos de código y nombre de la cuenta en el campo “Clase Contable” del formulario de ingreso de la Subcuenta Contable. Los demás campos (Saldo Inicial, Débito, Crédito, Corriente y No corriente) se incluyen manualmente.

Para grabar el registro se da clic en el botón “Guardar”, el sistema confirma la inserción del registro y se da clic en “Cancelar” o en “Continuar” y se abre la pantalla “Catálogo de Cuentas” incluyendo la subcuenta grabada con sombreado de color azul, el cual se puede corregir por la opción “Modificar”.

Pantalla Catálogo de Cuentas con registros incluidos.

FORMATO 2 CAJAS MENORES:

Pantalla Secciones Formato 2 Cajas Menores.

Esta pantalla muestra la sección “Resumen Caja Menor” a la que se ingresa dando clic en “Ir a Sección” y el sistema genera un registro que se debe diligenciar por la opción “Modificar”.

Pantalla Resumen Caja Menor.

Por ese vínculo se llega a la pantalla en la que se registran los datos descriptivos y contables de la caja mencionada. Al terminar se da clic en “Modificar” para guardar la información digitada. El sistema genera el mensaje confirmando la inserción del registro y se da clic en “Continuar”.

Pantalla registro de datos de la caja menor.

2

1

Pantalla Resumen Caja Menor con los datos incluidos.

En cada Caja Menor se tienen dos secciones: Relación Comprobante (1) y Gasto Caja (2). Al dar clic en el vínculo “Relación_Comprobante” se ingresa al formulario “Relación Comprobante…” de la caja menor correspondiente y por el botón “Adicionar” se llega al formulario para ingresar los datos específicos.

Pantallas “Relación Comprobante…” de cajas menores.

Por el vínculo “Gasto_Caja” se ingresa al formulario “Gasto Caja de la Caja…” donde se muestra una lista de rubros de gastos para que por medio de la opción “Modificar” se ingresen los datos consolidados de la vigencia por cada uno de los rubros.

Pantalla “Gasto Caja de la Caja…”.

Es de aclarar que el procedimiento anteriormente expuesto se debe realizar para cada una de las cajas menores que maneje la entidad.

FORMATO 3 CUENTAS BANCARIAS:

Pantalla Secciones Formato 3 Cuentas Bancarias.

Esta pantalla muestra la sección “CUENTA ENTIDAD FINANCIERA” y se accede a ella por el vínculo “Ir a Sección”.

Pantalla del Formato 3 Cuentas Bancarias.

Por el botón “Adicionar” ingresamos al formulario “Cuentas Bancarias” por medio del cual se ingresa la información de la sección. Se debe incluir un registro por cada cuenta bancaria que se tenga.

Luego de diligenciar la tabla para el ingreso de Cuentas Bancarias y dar clic en la opción “Guardar”, aparece de nuevo la tabla “Cuentas Bancarias” actualizada con la información que se ingresó.

Pantalla del formulario de ingreso de cuentas bancarias.

Este formato permite consultar, modificar o eliminar los datos de las cuentas bancarias haciendo clic sobre los vínculos respectivos. Los campos de TOTALES, que están de color AMARILLO, no se pueden modificar porque se calculan automáticamente. Los campos de color AZUL se pueden modificar.

FORMATO 4 GARANTÍA PARA EL MANEJO DE FONDOS Y BIENES DE LA ENTIDAD:

Pantalla secciones del Formato 4 Garantía para el Manejo de Fondos y Bienes de la Entidad.

Este formato cuenta con la sección Póliza Aseguramiento a la que se ingresa dando clic en el vínculo “Ir a Sección” donde por el botón “Adicionar” se va al formulario para ingreso de la información correspondiente a cada póliza.

Pantalla Póliza Aseguramiento.

Pantalla formulario de ingreso de Póliza de Aseguramiento.

Luego de diligenciar el formulario para ingresar “Póliza de Aseguramiento” y dar clic en la opción “Guardar”, aparece de nuevo la tabla “Póliza de Aseguramiento” actualizada con la información que se ingresó.

El renglón total que aparece en color AMARILLO no se puede modificar. Allí se totaliza automáticamente el campo “Valor Asegurado”.

FORMATO 5 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO:

El formato 5 tiene una sección que es “PROPIEDAD PLANTA EQUIPO”. Para acceder a la sección se hace clic sobre el botón “Ir a Sección”.

Pantalla Formato 5 Propiedad Planta Y Equipo.

Pantalla formulario de ingreso de Propiedad Planta y Equipo.

Para adicionar una adquisición o baja de bienes de la entidad, se debe hacer clic en el botón “Adicionar” e inmediatamente se despliega el formulario de ingreso de “Propiedad Planta Equipo”, para diligenciar los datos relacionados a la adquisición o baja.

Pantalla formulario de ingreso de Propiedad Planta y Equipo.

Luego de diligenciar el formulario de ingreso de “Propiedad Planta Equipo” y dar clic en la opción “Guardar” aparece de nuevo la tabla “Propiedad Planta y Equipo” actualizada con la información que se ingresó.

FORMATO 6 TRANSFERENCIAS Y RECAUDOS:

Este formato posee una sección que se llama “RECAUDO”. Para acceder a la sección se hace clic sobre el vínculo “Ir a Sección”.

Pantalla Secciones del Formato 6 Recaudo.

Pantalla Formato 6 Recaudo.

Este formato describe las transferencias y recaudos de la Entidad, clasificados en grupos diferentes: Recursos de la Nación; Cuotas de Fiscalización de Departamentos o Municipios; Cuotas de Fiscalización de Entidades Descentralizadas Territorial y Otros.

Para ingresar la información se da clic en el botón “Adicionar” y se presenta el formulario de ingreso de “Recaudo” en el cual se diligenciará la información requerida sobre el ingreso de la entidad y además seleccionando un tipo de ingreso al cual pertenece.

Pantalla formulario de ingreso de Transferencias y Recaudos.

Luego de diligenciar el formulario de ingreso de “Transferencias y Recaudos” y dar clic en la opción “Guardar” aparece de nuevo la tabla “Transferencias y Recaudos” actualizada con la información que se ingresó.

Los campos AMARILLOS son los totales de estos grupos de ingresos, se generan automáticamente y no se pueden modificar, únicamente los datos de color AZUL, haciendo clic sobre los vínculos respectivos.

FORMATO 7 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE EGRESOS:

Pantalla secciones del Formato 7 Ejecución Presupuestal de Egresos.

Este formato está compuesto por una sección que se llama “EGRESO PRESUPUESTAL”. Para acceder a la sección hacemos clic sobre el vínculo “Ir a Sección”.

Pantalla Formato 7 Ejecución Presupuestal de Egresos.

Este formato almacena la ejecución presupuestal de gastos de la entidad para el periodo señalado, en desarrollo de su propia actividad y detallados según la clasificación establecida en el Decreto de liquidación de la respectiva vigencia.

Para ingresar la información se da clic en el botón “Adicionar”, aparece el formulario de ingreso de “Ejecución Presupuestal de Egresos”. Luego de digitar la información requerida se da clic en “Guardar”. Los registros de color AMARILLO son los totales y no se pueden modificar. Los registros de color AZUL se pueden modificar por el respectivo vínculo.

Pantalla formulario de ingreso de Ejecución Presupuestal de Egresos.

RECOMENDACIÓN: Asegúrese de ajustar la información de este formato completamente antes de iniciar el cargue de información en el formato 8, “Modificaciones al presupuesto”. En caso de tener que eliminar registros del formato 7, se perderán los datos del formato 8 relacionados con el registro eliminado del formato 7.

FORMATO 8 MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO:

Este formato está compuesto por una sección que se llama “MODIFICACIÓN AL PRESUPUESTO”. Para acceder a la sección hacemos clic sobre el vínculo “Ir a Sección”.

Pantalla secciones del Formato 8 Modificaciones al Presupuesto.

La pantalla de “Modificaciones al Presupuesto” muestra la información que se ingresó por el formato 7 “Ejecución Presupuestal de Egresos” con los valores bajo la columna “Apropiación Inicial”, información a la que se le ingresarán las modificaciones respectivas dando clic al botón “Adicionar Modificaciones”.

Pantalla Formato 8 Modificaciones al Presupuesto.

El sistema presenta el formulario de ingreso de “Modificación Presupuestal” donde se registra la información básica de cada modificación y al final se da clic en el botón “Guardar”.

Pantalla formulario de ingreso de Modificaciones al Presupuesto.

La modificación se va enumerando y genera una columna a la derecha del formato (excepto los traslados que aparecen como dos columnas correspondientes a créditos y contra-créditos), y los valores de cada rubro para la nueva modificación aparecen en cero para poder modificarlos posteriormente. Además, los caracteres del acto administrativo se muestran en color azul para indicar que se trata de un vínculo, que al darle clic lo lleva a la opción de edición donde se pueden modificar los datos básicos o eliminar el registro.

Pantalla de la sección con modificación incluida.

Pantalla para modificar datos básicos o eliminar registro.

En la columna de modificación todos los rubros de presupuesto registrarán valor cero con el dígito en color azul, indicando que es un vínculo. Al dar clic en el número, se presenta el formulario para registrar el valor de la modificación o cambiarlo.

Pantalla del formulario para valor de la modificación.

Pantalla con modificación de tipo “Traslado”.

FORMATO 9 EJECUCIÓN PAC VIGENCIA:

Este formato está compuesto por una sección que se llama “EJECUCIÓN PAC”. Para acceder a la sección se da clic en el vínculo “Ir a Sección” que se encuentra a la derecha del nombre de la sección.

Pantalla secciones Formato 9 Ejecución PAC Vigencia.

Pantalla Formato 9 Ejecución PAC Vigencia.

En este formato se debe diligenciar la información acerca del PAC, los registros que se diligencian aparecen en color azul o gris, los demás son sumas automáticas que realiza el sistema de acuerdo a la forma en que se registraron.

Los campos que un usuario ingresa al sistema, y que se muestran en color azul, tienen las opciones de “Consultar”, “Modificar” y “Eliminar” a diferencia de los que se muestran en color gris que solo tienen opción de “Consultar” y “Modificar”.

Para adicionar un campo relacionado con los grupos de gastos de la vigencia que se rinde, se hace clic en el botón “Adicionar”, con lo cual aparece el formulario para ingreso de datos de “Ejecución del PAC de la Vigencia”.

Para diligenciar el dato de “Reservas Presupuestales” y de “Cuentas por Pagar” se da clic en el vínculo “Modificar” de los registros de color gris. Se mostrará el formulario para ingreso de datos de “Ejecución del PAC de la Vigencia”, con la diferencia que no permite modificar la identificación presupuestal y no pedirá que se le asigne un rubro presupuestal al registro.

Pantalla formulario para ingreso de datos de “Ejecución del PAC de la Vigencia”.

Pantalla formulario para “Reservas Presupuestales” y “Cuentas por Pagar”.

FORMATO 10 EJECUCIÓN RESERVA PRESUPUESTAL:

Pantalla secciones del Formato 10 Ejecución Reserva Presupuestal.

Este formato está compuesto por una sección que se denomina RESERVA PRESUPUESTAL, para acceder a la sección hacemos clic sobre el vínculo “Ir a Sección”.

Pantalla Formato 10 Reservas Presupuestales.

Este formato relaciona los pagos de los compromisos adquiridos en la vigencia fiscal anterior y ejecutados en la vigencia rendida, que fueron amparados con reservas presupuéstales. Para ingresar un registro se da clic sobre el botón “Adicionar” ubicado en la parte inferior.

Pantalla formulario ingreso de datos Reservas Presupuestales.

Por este formulario se ingresa la información de Reservas Presupuestales, anotando que algunos los campos “Valor Reserva Definitiva” y “Saldo por Pagar” se calculan de manera automática.

Los registros que se adicionan se muestran en fondo azul y se pueden consultar, modificar y eliminar, haciendo un clic sobre el vínculo que se encuentra en la parte derecha de cada uno. El registro de color amarillo almacena los totales de la suma automática de los registros ingresados y no es modificable.

FORMATO 11 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE CUENTAS POR PAGAR:

Pantalla secciones Formato 11 Ejecución Presupuestal de Cuentas por Pagar.

Este formato está compuesto por una sección que se llama EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE CUENTAS POR PAGAR. Para acceder a la Sección hacemos clic sobre el vínculo “Ir a Sección”.

Pantalla Formato 11 Ejecución Presupuestal de Cuentas por Pagar.

Pantalla formulario ingreso de datos Ejecución Presupuestal de Cuentas por Pagar.

Este formato relaciona los pagos de los compromisos adquiridos en la vigencia fiscal anterior y ejecutados en la vigencia rendida, que fueron amparados como cuentas por pagar. Para ingresar un registro se da clic sobre el botón “Adicionar” ubicado en la parte inferior.

Los campos azules son los registros que se pueden consultar, modificar y eliminar, haciendo un clic sobre el vínculo que se encuentra en la parte derecha de cada uno. El registro de color amarillo almacena los totales de la suma automática de los registros ingresados y no es modificable.

FORMATO 12 PROYECTOS DE INVERSIÓN:

Pantalla secciones Formato 12 Proyectos de Inversión.

Este formato está compuesto por dos secciones, “PRESUPUESTO PROYECTOS DE INVERSIÓN” y “PROYECTO”, para acceder a una de las secciones hacemos clic sobre el vínculo “Ir a Sección”.

Al acceder a la sección “PRESUPUESTO PROYECTO INVERSIÓN”, se despliega la siguiente tabla:

Pantalla Formato 12 Presupuesto Proyectos de Inversión.

Este formato muestra de manera automática algunos campos de los registros diligenciados en el formato 7, en el grupo “Gastos de Inversión”. En este formato para cada campo se despliegan, únicamente, las opciones “Consultar” y “Modificar”. Para insertar o eliminar un registro se hace desde el formato 7.

Pantalla formulario modificación Presupuesto Proyectos de Inversión.

Al dar la opción “Modificar” de un registro, solo podrá cambiar el campo “Código Banco de Proyectos de Inversión” ya que éste no se diligencia en el formato 7, los otros campos quedan como vienen del formato 7.

Al acceder a la sección PROYECTO, se despliega al siguiente formulario:

Pantalla Formato 12 Proyecto.

En esta sección se registra la información de los proyectos que se encuentran en ejecución en la vigencia que se está rindiendo. Se especifica de manera detallada cada uno de los proyectos de inversión de la sección 1 del formato 12.

Para adicionar un proyecto haga clic sobre el botón “Adicionar”. Una vez digitada la información en el formulario “Proyectos de Inversión”, haga clic en el botón “Guardar”.

Pantalla formulario ingreso de datos “Proyectos de Inversión”.

Pantalla Formato 12 Proyecto (con dato diligenciado).

Cuando la información del proyecto se ha grabado y se registra en el formato, por medio del vínculo “Ejecución” se ingresa a la pantalla “Descripción de la Ejecución del Proyecto de Inversión ‘AAA’”, donde se podrá incluir la información de ejecución por años de cada proyecto dando clic en el botón “Adicionar”.

Pantalla “Descripción de la Ejecución del Proyecto de Inversión ‘AAA’”.

Formulario de ingreso de “Descripción de la Ejecución del Proyecto de Inversión ‘AAA’”.

Diligenciado el formulario se da clic en “Grabar”. Luego, por el botón “Anterior” regresa a la pantalla de Proyectos de Inversión.

FORMATO 13 CONTRATACIÓN:

Pantalla secciones Formato 13 Contratación.

Este formato está compuesto por una sección que se llama “CONTRATO”, para acceder a ella se da clic sobre el botón “Ir a Sección”.

En este formulario se relacionan los contratos celebrados durante el periodo reportado, así mismo los que fueron celebrados en vigencias anteriores y que se ejecutan o terminan en la vigencia rendida.

Pantalla Formato 13 Contratación.

Para grabar la información de los contratos se da clic en el botón “Adicionar” y se mostrará el formulario para ingreso de datos de Contratación. En él se digita la información de cada contrato (excepto adiciones) y finalmente se da clic en el botón “Guardar”. (Las adiciones se incluyen después de guardar el registro del contrato).

Pantalla formulario ingreso de datos Contratación.

Para cada contrato ya ingresado al sistema, en la parte derecha de la información aparece una columna llamada “Número Adiciones” con fondo del título en amarillo y en la parte inferior toda la columna en gris, donde cada contrato tendrá el número de adiciones realizadas, además a la derecha se encuentra la columna llamada “Valor Adición” la cual muestra el valor en pesos de todas las adiciones hechas a cada contrato. Al ingresar un registro, automáticamente los datos de las adiciones se registran en ceros (Número y valor).

Clic para ingresar datos de adiciones

Columnas para adiciones de los contratos en número y valor.

En la columna “Número Adiciones” el valor mostrado está en color azul, y es el vínculo por el cual se llega a la pantalla “Adiciones al Contrato Número….” (dé clic en el dato registrado en el campo “Número adiciones”), allí, al dar clic en el botón “Adicionar” se ingresa al formulario de ingreso de datos de “Adiciones al Contrato Número ….”.

Pantalla “Adiciones al Contrato Número….”

Pantalla formulario ingreso de datos “Adiciones al Contrato Número….”.

En este formulario ingresa toda la información de la adición y al final da clic en “Grabar” para guardar los datos. Vale la pena aclarar que si la adición al contrato no es en dinero el dato a registrar en el campo “Valor de la Adición” debe ser cero (0).

FORMATO 14 ESTADÍSTICAS DEL TALENTO HUMANO:

Pantalla secciones Formato 14 Estadísticas del Talento Humano.

Este formato está compuesto por cinco secciones: “CESANTÍAS”; “FUNCIONARIO POR NIVEL”; “NOMBRAMIENTOS”; “NÚMERO FUNCIONARIOS” y “PAGO POR NIVEL”. Para acceder a cada una de las secciones se debe dar clic en el vínculo “Ir a Sección” que se encuentra en la parte derecha de cada una de ellas.

La sección “CESANTÍAS” muestra la pantalla:

Pantalla Formato 14 Cesantías.

Encuentra conceptos preestablecidos cuyos datos se ingresan dando clic en la opción “Modificar”, frente a cada concepto, digitando los datos en el formulario ingreso de datos correspondiente y dando clic en “Modificar” para enviar la información al sistema.

Pantalla formulario ingreso de datos Cesantías.

Al acceder a la sección “FUNCIONARIO POR NIVEL”, se despliega la siguiente tabla:

Pantalla Formato 14 Funcionario por Nivel.

En este formulario se registra el número de funcionarios que al finalizar el periodo rendido de acuerdo al tipo de nombramiento se encontraban vinculados a la entidad. Adicionalmente se debe registrar el número de funcionarios que laboran en las áreas misional y administrativa así como la planta autorizada, por cada uno de los niveles.

Además en este formulario en la parte derecha del mismo se debe diligenciar el movimiento de personal que tuvo la entidad en cuanto al número de funcionarios vinculados y desvinculados, en el periodo rendido para cada uno de los niveles.

Otra de las secciones de este formato es la denominada “NOMBRAMIENTOS”, que al ingresar nos muestra la siguiente tabla:

Pantalla Formato 14 Nombramientos.

En este formulario se debe registrar el número de nombramientos efectuados en la Contraloría según el tipo de nombramiento que corresponda. Esto se hace, dando clic en la opción “Modificar” que lleva al formulario de registro de Nombramientos, donde se digita el número correspondiente y se da clic en “Modificar” para guardar el dato ingresado.

Pantalla formulario ingreso de datos “Nombramientos”.

El campo total no se puede modificar por tratarse de un dato de cálculo automático.

La sección “NUMERO FUNCIONARIOS” presenta la siguiente pantalla:

Pantalla Formato 14 Número Funcionarios.

En esta sección se registra el número de funcionarios por cada área preestablecida, dando clic en la opción “Modificar”, frente a cada área, y digitando el dato en el formulario de ingreso de datos. Finalmente da clic en “Modificar” para enviar la información al sistema.

Pantalla formulario ingreso de datos “Número Funcionarios”.

Al ir a la sección “PAGO POR NIVEL” se despliega la pantalla:

Pantalla Formato 14 Pago por Nivel.

Este formulario se divide en dos secciones: “Salarios” y “Prestaciones Sociales” y presentan conceptos de pago preestablecidos y que para ingresar la información del valor del pago se hace dando clic en la opción “Modificar” que lo lleva al formulario para ingreso de datos:

Pantalla formulario ingreso de datos “Pago por Cargo”.

Luego de digitar la información, se da clic en “Modificar” para enviar los datos al sistema. También puede incluir información con “Concepto de Pago” diferente a los ya relacionados en el formato dando clic en “Adicionar”. Estos últimos registros se pueden llegar a eliminar (de ser necesario) lo que no se puede hacer con los preestablecidos.

FORMATO 15 PARTICIPACIÓN CIUDADANA:

Este formato está compuesto por dos secciones: “ATENCIÓN CIUDADANA” y “PROMOCIÓN CIUDADANA”. Para acceder a alguna de ellas, se da clic sobre el enlace “Ir a Sección” que se encuentra frente al nombre de cada sección.

La sección “Atención Ciudadana” solicita información general de todos los requerimientos, la fecha límite de respuesta de cada uno, la competencia, datos de la primera respuesta, el estado del trámite al 31 de diciembre y la fecha de respuesta de fondo, si se dió antes del 31 de diciembre de la vigencia a rendir, que se ingresan al dar clic en el botón “Adicionar” y por medio del formulario de ingreso de datos de “Atención Ciudadana”. Finalmente se da clic en “Guardar” para enviar la información al sistema.

Pantalla Formato 15 Atención Ciudadana.

Pantalla formulario de ingreso de datos de “Atención Ciudadana”.

La sección “Promoción Ciudadana” presenta una serie de conceptos preestablecidos relacionados con Promoción y Divulgación de la Participación Ciudadana, cuyos datos se incluyen dando clic en la opción “Modificar” frente a cada concepto.

Esto lleva al formulario de ingreso de datos de “Promoción Ciudadana” dónde se digita la cantidad que corresponda y se da clic en la opción “Modificar” para enviar la información al sistema.

Sección de Pantalla Formato 15 Promoción Ciudadana.

Tanto para ingresar datos como para modificarlos, se da clic en la opción “Modificar” que lo lleva al formulario de ingreso de datos.

Pantalla formulario de ingreso de datos de “Promoción Ciudadana”.

Los totales se calculan automáticamente (Registros de fondo amarillo) y no se puede ingresar a ellos ni modificarlos directamente.

Crear Dependencia para los formatos 16, 17, 18 y 19:

NOTA IMPORTANTE: Recuerde que para los Formatos 16, 17, 18 y 19 se tiene la opción de contar con Dependencias dentro de la Contraloría y que para diligenciar información de estos formatos, ANTES de ingresar a los formatos se debe seleccionar la Dependencia a la que se cargará dicha información. Es de anotar que esta opción se debe utilizar sólo si hay más de un área que maneje este tipo de procesos y que se requiera tener por separado, de lo contrario lo más conveniente es mantener toda la información bajo la única dependencia “Nivel Central”.

Para crear una dependencia se hace la solicitud por correo electrónico al Administrador del sistema, quien desde la pantalla “Escoger Dependencia y seguir” da clic en el botón “Adicionar Dependencia”:

Pantalla para crear dependencias.

Se registran los datos de nombre, teléfono y dirección física y electrónica y se da clic en “Guardar”.

Teniendo la dependencia ya creada, y antes de ingresar información de alguno de los formatos indicados, se selecciona la respectiva dependencia y se señala con el cursor, para luego si dar clic en “Continuar (Diligenciar Formatos”), esto mismo para consultar información.

Ejemplo para elegir Dependencia.

Luego se verá el listado de todos los formatos de la cuenta con el título indicando el nombre de la Contraloría y de la respectiva Dependencia. Así ya se puede seleccionar uno de los formatos indicados (16, 17, 18 ó 19) y grabar nueva información o consultar la existente.

Ejemplo de dependencia seleccionada.

FORMATO 16 INDAGACIÓN PRELIMINAR:

Este formato cuenta con una sola sección, “INDAGACIÓN PRELIMINAR”, se accede dando clic en la opción “Ir a Sección” y presenta la pantalla:

Pantalla Formato 16 Indagación Preliminar.

Para ingresar registros se da clic en el botón “Adicionar” y lleva al formulario de ingreso de datos, en el que se digita la información y da clic en “Guardar”:

Pantalla formulario ingreso de datos “Indagación Preliminar”.

El sistema automáticamente suma los valores almacenados en el presunto detrimento patrimonial, en el registro de fondo amarillo. Además el usuario podrá consultar, modificar, eliminar y adicionar registros de acuerdo con los permisos del perfil asignado.

Es de notar que en esta tabla existe una columna llamada Dependencia la cual se diligencia automáticamente de acuerdo a la dependencia que el usuario eligió antes de ingresar a diligenciar los formatos de la rendición de cuenta.

FORMATO 17 PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL:

Este formato cuenta con dos secciones: “PROCESOS ORDINARIOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL” y “PROCESOS VERBALES DE RESPONSABILIDAD FISCAL”, Para acceder a alguna de ellas, se da clic sobre el enlace “Ir a Sección” que se encuentra frente al nombre de cada sección.

La sección “Procesos Ordinarios de Responsabilidad Fiscal” presenta la siguiente tabla:

Pantalla Formato 17 Procesos Ordinarios de Responsabilidad Fiscal.

Para ingresar registros se da clic en el botón “Adicionar” y lleva al formulario de ingreso de datos, en el que se digita la información y da clic en “Guardar”. Se realizan las mismas validaciones de fechas y la suma automática de los valores almacenados en Valor Presunto detrimento.

En caso de que se modifique la decisión, es necesario aclarar para cuales responsables se confirma la decisión y para cuales se revoca. Esta y cualquier aclaración o complemento para la información del formato se debe diligenciar en la sección observaciones del formato; de manera similar, se debe hacer en los demás formatos.

Sección de formulario de ingreso de datos “Procesos Ordinarios de Responsabilidad Fiscal”.

La sección “Procesos Verbales de Responsabilidad Fiscal” presenta la siguiente tabla:

Pantalla Formato 17 Procesos Verbales de Responsabilidad Fiscal.

Para ingresar registros se da clic en el botón “Adicionar” y lleva al formulario de ingreso de datos, en el que se digita la información y da clic en “Guardar”.

Sección de formulario de ingreso de datos “Procesos Verbales de Responsabilidad Fiscal”.

FORMATO 18 JURISDICCIÓN COACTIVA:

Este formato cuenta con una sola sección, “COBRO COACTIVO”, se accede dando clic en la opción “Ir a Sección”. Para ingresar registros se da clic en el botón “Adicionar”, que lleva al formulario de ingreso de datos, en el que se digita la información y da clic en “Guardar”. Los totales en amarillo se calculan automáticamente y no se pueden modificar.

Pantalla Formato 18 Jurisdicción Coactiva.

Sección de formulario de ingreso de datos “Cobro Coactivo”.

FORMATO 19 PROCESOS ADMINISTRATIVOS SANCIONATORIOS:

Este formato cuenta con una sola sección, “SANCIÓN”, se accede dando clic en la opción “Ir a Sección”. Para ingresar registros se da clic en el botón “Adicionar”, que lleva al formulario de ingreso de datos, en el que se digita la información y da clic en “Guardar”. Los totales en amarillo se calculan automáticamente y no se pueden modificar.

Pantalla Formato 19 Sanción.

Sección de formulario de ingreso de datos “Procesos Administrativos Sancionatorios”.

FORMATO 20 ENTIDADES SUJETAS AL CONTROL FISCAL:

Este formato está compuesto por ocho secciones: “ENTIDAD”, “PATRIMONIO CULTURAL”, “PUNTOS DE CONTROL”, “REGALÍAS”, “RESGUARDO INDÍGENA”, “SGP Y ALUMBRADO PÚBLICO” y “VIGENCIAS FUTURAS”. Para acceder a alguna de ellas, se da clic sobre el enlace “Ir a Sección” que se encuentra frente al nombre de cada sección.

Al ingresar a la sección Entidad, se presenta la pantalla:

Pantalla Formato 20 Entidad.

Para ingresar registros se da clic en el botón “Adicionar”, que lleva al formulario de ingreso de datos, en el que se digita la información y da clic en “Guardar”. Los totales en amarillo se calculan automáticamente y no se pueden modificar.

Pantalla formulario ingreso de datos “Entidades Sujetas a Control Fiscal”.

Para ingresar a la sección Patrimonio Cultural, se da clic en la opción “Ir a Sección”. Luego, para ingresar registros se da clic en el botón “Adicionar”, que lleva al formulario de ingreso de datos, en el que se digita la información y da clic en “Guardar”. Los totales en amarillo se calculan automáticamente y no se pueden modificar.

Pantalla Formato 20 Patrimonio Cultural.

Pantalla formulario ingreso de datos “Patrimonio Cultural”.

Ejemplo de registro grabado en Patrimonio Cultural.

En cada registro grabado, el valor de la columna “Total Recursos Auditados” se presenta en color azul y es el enlace para que al dar clic en él con el cursor, lleve a la pantalla de presupuestos auditados de ese formato y del respectivo registro:

Pantalla de valores auditados del registro específico Patrimonio Cultural.

Al dar clic en “Adicionar” se muestra el formulario de ingreso de datos de este formato para digitar la información de los diferentes presupuestos auditados.

Pantalla formulario de ingreso de datos “Auditado Patrimonio Cultural”.

Para ingresar a la sección Puntos de Control, se da clic en la opción “Ir a Sección”. Luego, para ingresar registros se da clic en el botón “Adicionar”, que lleva al formulario de ingreso de datos, en el que se digita la información y da clic en “Guardar”. Los totales en amarillo se calculan automáticamente y no se pueden modificar.

Pantalla Formato 20 Puntos de Control

Pantalla formulario ingreso de datos de Puntos de Control

Para ingresar a la sección Regalías, se da clic en la opción “Ir a Sección”. Luego, para ingresar registros se da clic en el botón “Adicionar”, que lleva al formulario de ingreso de datos, en el que se digita la información y da clic en “Guardar”. Los totales en amarillo se calculan automáticamente y no se pueden modificar.

Pantalla Formato 20 Regalías.

Pantalla formulario ingreso de datos de Regalías.

Ejemplo de registro grabado en Regalías.

En cada registro grabado, el valor de la columna “Total Recursos Auditados” se presenta en color azul y es el enlace para que al dar clic en él con el cursor, lleve a la pantalla de presupuesto auditado de ese formato y del respectivo registro:

Pantalla de valores auditados del registro específico de Regalías.

Al dar clic en “Adicionar” se muestra el formulario de ingreso de datos de este formato para digitar la información de los diferentes recursos auditados.

Pantalla formulario de ingreso de datos “Auditado Regalías”.

Para ingresar a la sección Resguardo Indígena, se da clic en la opción “Ir a Sección”. Luego, para ingresar registros se da clic en el botón “Adicionar”, que lleva al formulario de ingreso de datos, en el que se digita la información y da clic en “Guardar”. Los totales en amarillo se calculan automáticamente y no se pueden modificar.

Pantalla Formato 20 Resguardo Indígena.

Pantalla formulario ingreso de datos “Resguardos Indígenas”.

Ejemplo de registro grabado en Resguardos Indígenas.

En cada registro grabado, el valor de la columna “Total Recursos Auditados” se presenta en color azul y es el enlace para que al dar clic en él con el cursor, lleve a la pantalla de recursos auditados de ese formato y del respectivo registro:

Pantalla de valores auditados del registro específico Resguardo Indígena.

Al dar clic en “Adicionar” se muestra el formulario de ingreso de datos de este formato para digitar la información de los diferentes recursos auditados.

Pantalla formulario de ingreso de datos “Resguardos Indígenas” recursos auditados.

Para ingresar a la sección SGP y Alumbrado Público, se da clic en la opción “Ir a Sección”.

Pantalla Formato 20 SGP y Alumbrado Público.

Luego, para ingresar registros se da clic en el botón “Adicionar”, que lleva al formulario de ingreso de datos, en el que se digita la información y da clic en “Guardar”. Los totales en amarillo se calculan automáticamente y no se pueden modificar.

Pantalla formulario ingreso de datos “SGP y Alumbrado Público”.

Ejemplo de registro grabado en SGP.

En cada registro grabado, el valor de la columna “Presupuesto Auditado” se presenta en color azul y es el enlace para que al dar clic en él con el cursor, lleve a la pantalla de presupuesto auditado de ese formato y del respectivo registro:

Pantalla de valores auditados del registro específico de SGP.

Al dar clic en “Adicionar” se muestra el formulario de ingreso de datos de este formato para digitar la información de los diferentes recursos auditados.

Pantalla formulario de ingreso de datos “Auditoría SGP”.

Para ingresar a la sección Vigencias Futuras, se da clic en la opción “Ir a Sección”.

Pantalla Formato 20 Vigencias Futuras.

Luego, para ingresar registros se da clic en el botón “Adicionar”, que lleva al formulario de ingreso de datos, en el que se digita la información y da clic en “Guardar”.

Sección de formulario ingreso de datos de “Vigencias Futuras”.

FORMATO 21 RESULTADOS DEL EJERCICIO DE CONTROL FISCAL:

Este formato tiene siete secciones: “BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL”, “CONTROL AL CONTROL A LA CONTRATACIÒN”, “GESTIÓN ENTIDADES”, “GESTIÓN PUNTO CONTROL”, “INFORMACIÓN DE CUENTAS RECIBIDAS Y REVISADAS”, “PROCESO AUDITOR” y “TRASLADO DE HALLAZGOS FISCALES”.

Para ingresar a la sección Beneficios del Control Fiscal, se da clic en la opción “Ir a Sección”. Luego, para ingresar los datos se da clic en el botón “Adicionar”, que lleva al formulario de ingreso de datos, en el que se digita la información y da clic en “Guardar”. Los totales en amarillo se calculan automáticamente y no se pueden modificar.

Pantalla Formato 21 Beneficios del Control Fiscal

Pantalla formulario ingreso de datos de “Beneficios del Control Fiscal”

Para ingresar a la sección Control al Control a la Contratación, se da clic en la opción “Ir a Sección”. Luego, para ingresar los datos se da clic en el botón “Modificar”, que lleva al formulario de ingreso de datos, en el que se digita la información y da clic en “Modificar”. Los totales en amarillo se calculan automáticamente y no se pueden modificar.

Pantalla formulario ingreso de datos de “Control al Control a la Contratación”

Para ingresar a la sección Gestión Entidades, se da clic en la opción “Ir a Sección”. Luego, para ingresar los datos se da clic en el botón “Adicionar”, que lleva al formulario de ingreso de datos, en el que se digita la información y da clic en “Guardar”. Los totales en amarillo se calculan automáticamente y no se pueden modificar.

Pantalla Formato 21 Gestión Entidades.

Sección de formulario ingreso de datos de “Gestión Entidades”.

Ejemplo de registro grabado en “Gestión Entidades”.

Pantalla de valores auditados del registro específico de SGP.

Al dar clic en “Adicionar” se muestra el formulario de ingreso de datos de este formato para digitar la información de los diferentes recursos auditados por cada vigencia, si así corresponde.

Pantalla formulario de ingreso de datos “Auditoría SGP”.

Luego de digitar el dato de una vigencia se da clic en “Guardar” y de igual forma se debe hacer para cada vigencia de presupuesto auditado según corresponda con el ejercicio auditor.

Pantalla descripción de presupuesto auditado en un ejercicio auditor.

Para ingresar a la sección Gestión Punto Control, se da clic en la opción “Ir a Sección”. Luego, para ingresar los datos se da clic en el botón “Adicionar”, que lleva al formulario de ingreso de datos, en el que se digita la información y da clic en “Guardar”. Los totales en amarillo se calculan automáticamente y no se pueden modificar.

Pantalla Formato 21 Gestión Punto Control.

Sección de formulario ingreso de datos de “Gestión Punto Control”.

Al igual que en la sección “Gestión Entidades”, en esta sección se tiene que ingresar el presupuesto auditado detallado por vigencia del mismo, dando clic en el valor de la columna “Presupuesto auditado” que es el enlace para ir a la respectiva tabla y se procederá tal cual se explica en la sección Gestión Entidades.

Para ingresar a la sección Información de Cuentas Recibidas y Revisadas, se da clic en la opción “Ir a Sección”.

Pantalla Formato 21 Información de Cuentas Recibidas y Revisadas.

Luego, para ingresar los datos se da clic en el botón “Modificar”, que lleva al formulario de ingreso de datos, en el que se digita la información y da clic en “Modificar”.

Pantalla formulario ingreso de datos de Información de “Cuentas Recibidas y Revisadas”.

Para ingresar a la sección Proceso Auditor, se da clic en la opción “Ir a Sección”. Luego, para ingresar los datos se da clic en el botón “Modificar”, que lleva al formulario de ingreso de datos, en el que se digita la información y da clic en “Modificar”.

Pantalla Formato 21 Proceso Auditor.

Pantalla formulario ingreso de datos de “Proceso Auditor”.

Para ingresar a la sección Traslado Hallazgos Fiscales, se da clic en la opción “Ir a Sección”. Luego, para ingresar los datos se da clic en el botón “Adicionar”, que lleva al formulario de ingreso de datos, en el que se digita la información y da clic en “Guardar”.

Pantalla Formato 21 Traslado Hallazgos Fiscales.

Pantalla formulario ingreso de datos de “Traslado Hallazgos Fiscales”.

FORMATO 22 CONTROL FISCAL AMBIENTAL:

Este formato tiene cuatro secciones: “ÁREA AMBIENTAL”, “VIGILADO AMBIENTAL”, PROYECTOS AMBIENTALES” Y “ACTIVIDAD AMBIENTAL”.

Para ingresar a la sección Área Ambiental, se da clic en la opción “Ir a Sección”. Luego, para ingresar los datos se da clic en el botón “Modificar”, que lleva al formulario de ingreso de datos, en el que se digita la información y da clic en “Modificar”.

Pantalla Formato 22 Área Ambiental.

Pantalla formulario ingreso de datos de “Área Ambiental”.

Para ingresar a la sección Vigilado Ambiental, se da clic en la opción “Ir a Sección”. Luego, para ingresar los datos se da clic en el botón “Adicionar”, que lleva al formulario de ingreso de datos, en el que se digita la información y da clic en “Guardar”. Los totales en amarillo se calculan automáticamente y no se pueden modificar.

Pantalla Formato 22 Vigilado Ambiental.

Pantalla formulario ingreso de datos de “Vigilado Ambiental”.

Para ingresar a la sección Proyectos Ambientales, se da clic en la opción “Ir a Sección”. Luego, para ingresar los datos se da clic en el botón “Adicionar”, que lleva al formulario de ingreso de datos, en el que se digita la información y da clic en “Guardar”.

Pantalla Formato 22 Proyectos Ambientales.

Pantalla formulario ingreso de datos de “Proyectos Ambientales”.

Para ingresar a la sección Actividad Ambiental, se da clic en la opción “Ir a Sección”. Luego, para ingresar los datos se da clic en el botón “Adicionar”, que lleva al formulario de ingreso de datos, en el que se digita la información y da clic en “Guardar”.

Pantalla Formato 22 Actividad Ambiental.

Pantalla formulario ingreso de datos de “Actividad Ambiental”.

FORMATO 23 EVALUACIÓN DE CONTROVERSIAS JUDICIALES:

Este formato tiene una sección: “CONTROVERSIA JUDICIAL”. Para ingresar a la sección, se da clic en la opción “Ir a Sección”. Luego, para ingresar los datos se da clic en el botón “Adicionar”, que lleva al formulario de ingreso de datos, en el que se digita la información y da clic en “Guardar”. Los totales en amarillo se calculan automáticamente y no se pueden modificar.

Pantalla Formato 23 Controversia Judicial.

Sección de formulario ingreso de datos de “Controversia Judicial”.

FORMATO 24 GERENCIA PÚBLICA Y GESTIÓN TIC:

Este formato tiene una sola sección: “GERENCIA PÚBLICA Y GESTIÓN TIC”. Para ingresar a ella, se da clic en la opción “Ir a Sección” y lleva a la respectiva pantalla, luego al dar clic en “Modificar” se llega a la pantalla de ingreso de datos de la sección:

Pantalla Formato 24 Gerencia Pública y Gestión TIC

Pantalla formulario ingreso de datos de “Gerencia Pública y Gestión TIC”.

FORMATO 25 GESTIÓN MISIONAL DEL F.B.S.:

Este formato tiene dos secciones: “CRITERIO ASIGNACION CUPOS COLEGIO DEL FBS” e “INGRESOS Y GASTOS COLEGIO”.

Pantalla Formato 25 Gestión Misional Del F.B.S.

Para ingresar a la sección Criterio Asignación Cupos Colegio del FBS, se da clic en la opción “Ir a Sección”. Luego, para ingresar los datos se da clic en el botón “Modificar”, que lleva al formulario de ingreso de datos, en el que se digita la información y da clic en “Modificar”. Los totales en amarillo se calculan automáticamente y no se pueden modificar.

Pantalla Formato 25 Criterio Asignación Cupos Colegio del FBS.

Pantalla formulario ingreso de datos de “Criterio Asignación Cupos Colegio del FBS”.

Para ingresar a la sección Ingresos y Gastos Colegio, se da clic en la opción “Ir a Sección”. Luego, para ingresar los datos se da clic en el botón “Modificar”, que lleva al formulario de ingreso de datos, en el que se digita la información y da clic en “Modificar”. Los totales en amarillo se calculan automáticamente y no se pueden modificar.

Pantalla Formato 25 Ingresos y Gastos Colegio.

Pantalla formulario ingreso de datos de “Ingresos y Gastos Colegio”.

FORMATO 26 INGRESOS Y GASTOS CENTRO MEDICO DE SALUD:

Este formato tiene una sola sección: “INGRESOS Y GASTOS CENTRO MEDICO DE SALUD”. Para ingresar a ella, se da clic en la opción “Ir a Sección” y lleva a la respectiva pantalla, luego al dar clic en “Modificar” se llega a la pantalla de ingreso de datos de la sección, en la que se digita la información y da clic en “Modificar”. Los totales en amarillo se calculan automáticamente y no se pueden modificar.

Pantalla Formato 26 Ingresos y Gastos Centro Medico de Salud

Pantalla formulario ingreso de datos de “Ingresos y Gastos Centro Medico de Salud”.

FORMATO 27 INGRESOS Y GASTOS ACTIVIDADES RECREACION:

Este formato tiene una sola sección: “INGRESOS Y GASTOS ACTIVIDADES RECREACION”. Para ingresar a ella, se da clic en la opción “Ir a Sección” y lleva a la respectiva pantalla, luego al dar clic en “Modificar” se llega a la pantalla de ingreso de datos de la sección, en la que se digita la información y da clic en “Modificar”. Los totales en amarillo se calculan automáticamente y no se pueden modificar.

Pantalla Formato 27 Ingresos y Gastos Actividades Recreación.

Pantalla formulario ingreso de datos de “Ingresos y Gastos Actividades Recreación”.

FORMATO 28 GESTION CREDITOS:

Este formato tiene una sección: “GESTIÓN CRÉDITOS”. Para ingresar a la sección, se da clic en la opción “Ir a Sección”. Luego, para ingresar los datos se da clic en el botón “Modificar”, que lleva al formulario de ingreso de datos, en el que se digita la información y da clic en “Modificar”. Los registros en fondo amarillo son subtotales y pueden ser sumatorias de registros o registros como tal.

Pantalla Formato 28 Gestión Créditos.

Pantalla formulario ingreso de datos de “Gestión Créditos”.

FORMATO 29 ESTADO Y EDAD DE LA CARTERA DE CREDITO:

Este formato tiene una sección: “ESTADO Y EDAD DE LA CARTERA DE CREDITO”. Para ingresar a la sección, se da clic en la opción “Ir a Sección”. Luego, para ingresar los datos se da clic en el botón “Modificar”, que lleva al formulario de ingreso de datos, en el que se digita la información y da clic en “Modificar”.

Pantalla Formato 29 Estado y Edad de la Cartera de Crédito.

Pantalla formulario ingreso de datos de “Estado y Edad de la Cartera de Crédito”.

FORMATO 30 INVERSIONES FINANCIERAS:

Este formato tiene una sección: “INVERSIONES FINANCIERAS”. Para ingresar a la sección, se da clic en la opción “Ir a Sección”. Luego, para ingresar los datos se da clic en el botón “Adicionar”, que lleva al formulario de ingreso de datos, en el que se digita la información y da clic en “Guardar”.

Pantalla Formato 30 Inversiones Financieras.

Pantalla formulario ingreso de datos de “Inversiones Financieras”.

FORMATO 31 RECAUDO INGRESOS DEL FBS:

Este formato tiene una sola sección: “RECAUDO INGRESOS DEL FBS”. Para ingresar a ella, se da clic en la opción “Ir a Sección” y lleva a la respectiva pantalla, luego al dar clic en “Modificar” se llega a la pantalla de ingreso de datos de la sección, en la que se digita la información y da clic en “Modificar”. Los totales en amarillo se calculan automáticamente y no se pueden modificar.

Pantalla Formato 31 Recaudo Ingresos del FBS.

Pantalla formulario ingreso de datos de “Recaudo Ingresos del FBS”.

FORMATO 32 NÚMERO DE PETICIONES Y QUEJAS:

Este formato tiene una sola sección: “NÚMERO DE PETICIONES Y QUEJAS”. Para ingresar a ella, se da clic en la opción “Ir a Sección” y lleva a la respectiva pantalla, luego al dar clic en “Modificar” se llega a la pantalla de ingreso de datos de la sección, en la que se digita la información y da clic en “Modificar”. Los totales en amarillo se calculan automáticamente y no se pueden modificar.

Pantalla Formato 32 Número de Peticiones y Quejas.

Pantalla formulario ingreso de datos de “Número de Peticiones y Quejas”.

HERRAMIENTA “REUTILIZACIÓN DE INFORMACIÓN DE LA CUENTA”

Esta herramienta permite la reutilización de la información consignada en algunos formularios de la Rendición Electrónica de Cuenta que consiste en copiar la estructura del formato o su totalidad de información para hacer más ágil el diligenciamiento de los formularios para la nueva rendición. Se tienen establecidas algunas restricciones y precondiciones para asegurar la integridad de la información copiada.

Las opciones de reutilización son las siguientes:

Reutilización de la parte estructural del formato, es decir, los valores particulares para cada rendición NO se copian.

Reutilización de la totalidad del formato, que incluirá todos los datos diligenciados en el formato correspondiente a la vigencia anterior, a fin que sean actualizados.

La Auditoría General de la República comunicará las vigencias en las que se podrá utilizar esta herramienta, las secciones sobre las cuales se puede trabajar, las opciones que tendrá cada sección, las fechas en las que se podrá tramitar la solicitud y las condiciones de trámite. Vale la pena indicar que esta herramienta se ha venido restringiendo en consideración a la implementación de la importación de archivo plano.

El Sujeto Vigilado debe enviar comunicación indicando con exactitud las secciones que desea reutilizar. Vale la pena aclarar que no es obligatorio reutilizar todos los formatos, sólo aquellos que la Entidad establezca necesarios. Cuando se le indique que el proceso ya se realizó, se debe proceder a la actualización de datos que correspondan con la vigencia, la inserción de la información nueva y demás ajustes para que los datos queden en cada sección según correspondan con la realidad. Recuerde que es responsabilidad del Representante Legal rendir la información correcta.

Señor Representante Legal, luego de actualizar los datos de las secciones de un formato, cierre el candado del formato para que procedan con la verificación y revisión. Si se debe hacer una corrección, abra el candado nuevamente, para permitir el ajuste los datos necesarios y vuelva a cerrar el candado del formato. Cuando esté seguro de que la información está completamente verificada y corregida, puede dar clic en el cuadro de chequeo para cambiar el ícono a “visto bueno” y utilizarlo como herramienta de control y seguimiento.

HERRAMIENTA “IMPORTACIÓN DE ARCHIVOS”

Además de la utilidad descrita antes, el sistema SIA Misional AGR cuenta con una herramienta que facilita el cargue de la información de varias secciones de los formatos que componen la rendición de la cuenta y que se denomina “Importación de Archivos”. Esta herramienta facilita utilizar sus sistemas de información para cargar en el SIA Misional AGR los datos de la rendición. La información del Sujeto Vigilado puede estar en cualquier sistema digital de información, desde un archivo de hoja de cálculo (por ej. Excel) hasta un sistema de bases de datos.

Ejemplo de sección con el botón de Importar archivo plano.

En las secciones que cuentan con esta facilidad, si el formato está desbloqueado, se verá el botón “Importar archivo plano”. Al dar clic en él, se muestra la pantalla que permite desarrollar este proceso y en la que se presentan indicaciones sobre las condiciones de la sección que se va a importar.

Sección de pantalla para importar archivos.

Aquí encuentra el manual de importación y, especialmente, la plantilla a utilizar para el cargue de datos. Sobre el enlace “Descargar plantilla” dé clic derecho en el ratón y tome la opción “Guardar enlace como…” y guarde el archivo en formato Excel. Este archivo es el que debe utilizar para organizar la información que baje de sus sistemas de información, según se indica en el manual, se prepara guardándolo como “archivo separado por comas” y que luego servirá para subir los datos al SIREL.

Por el botón “Examinar” se selecciona el archivo a importar, se da clic en “Guardar” se confirma y el sistema generará listado de errores si los hay o el mensaje indicando que los registros fueron cargados satisfactoriamente.

Ejemplo de listado de errores en el archivo a importar.

Puede seleccionar todo el listado de errores, dar la opción de “Copiar” (Teclas: “Control” + “C”) (clic derecho del ratón y opción “Copiar”) y en una hoja de Excel pegar lo copiado (Teclas: “Control” + “V”) (clic derecho del ratón y opción “Pegar”) para que pueda verificar los registros con errores y ajustarlos.

Mensaje de confirmación de que el archivo pasó todas las validaciones.

Importante: Recuerde que hay información adicional en las secciones que no ingresa por la importación de archivos y que debe ser ingresada manualmente en cada registro según corresponda. Por ejemplo, la información de "Adiciones” en los contratos (F-13) o la información de “Presupuesto Auditado” en las secciones gestión de entidades y gestión de puntos de control (F-21) y otros. Por lo que debe verificar con el instructivo de rendición de cuenta.

Finalmente, se recomienda cerrar el candado del formato que se haya terminado de cargar, y se procede a la correspondiente revisión y verificación.

Cuando todas las secciones del formato estén verificadas y ajustadas, se recomienda utilizar el cuadro de chequeo para indicar que ya está correcto y así controlar el proceso antes de iniciar la rendición.

Ejemplo de uso de candados y casilla de chequeo.

RECUERDE cerrar todos los candados de los formatos luego de cargar la información y antes de iniciar la rendición oficial.

BOTÓN RENDIR CUENTA

Es importante aclarar que la Rendición Oficial de Cuenta inicia dando clic en el botón “Rendir Cuenta” (en la rendición anual de cuenta) o el botón “Rendir cuenta semestral”, es decir que no sólo corresponde al diligenciamiento de los formatos o cargue de la información de los mismos sino que se trata del proceso de cierre de formatos, generación de archivos con firma digital (en la rendición anual de cuenta), bloqueo de todos los formatos y reporte de rendición.

Pantalla Botón de “Rendir Cuenta”.

Este Botón permite al Representante Legal de cada Sujeto Vigilado formalizar los formatos que debe remitir a la Auditoría General de la República, para efectos de evaluación y verificación de la calidad del control ejercido a las instituciones públicas del país. Sólo aparece activo para el perfil de acceso “Contralor / Repr. Legal”. Más adelante se explica todo el proceso.

BOTÓN PEDIR PRÓRROGA

Pantalla Botón de “Pedir Prórroga”.

Este botón permite al Representante Legal de cada Entidad Vigilada por la AGR, presentar una solicitud de ampliación de plazo para la rendición de cuenta. Esta solicitud debe ingresarse dentro de los términos establecidos por la respectiva Resolución Orgánica y será evaluada por la AGR. La respuesta se enviará al correo electrónico de la Contraloría que esté registrado en el sistema. Sólo aparecerá activo para el perfil de acceso “Contralor / Repr. Legal”. Al dar clic en él, muestra la pantalla de verificación de solicitud de prórroga.

Pantalla de verificación de solicitud de prórroga.

Si se da clic en “Aceptar”, lleva al formulario para diligenciar la pantalla de justificación de solicitud de la prórroga, donde se hace una descripción clara y concreta de la razón para solicitarla y el tiempo que se estima requiere la Entidad para cumplir con el proceso de rendición de cuenta.

Pantalla de Justificación de Prórroga.

Se da clic en la opción “Guardar” y el sistema genera el pantallazo de confirmación de recepción de la solicitud.

Pantalla de confirmación de prórroga registrada en el sistema.

La solicitud de prórroga será evaluada por el Auditor Delegado para la Vigilancia de la Gestión Fiscal y determinará aprobarla o negarla, decisión que será registrada en el sistema y comunicada por correo electrónico a la Entidad.

Pantalla Botón de Consultar Estado de la Prórroga.

Pantalla consulta Estado de Prórroga y sus diferentes opciones.

Por el botón “Consultar Estado de la Prórroga”, la Contraloría puede verificar el estado de la solicitud que tiene las siguientes opciones: “No Revisada”, “Revisada Aprobada” y “Revisada No Aprobada”. En el caso de aprobarse la solicitud, en el campo de “Fecha Límite” se registra la nueva fecha que se otorgó como plazo máximo para la rendición.

PROCESO DE RENDICIÓN DE LA CUENTA

Como se explicó antes, el proceso de rendición oficial de la cuenta es responsabilidad del Representante Legal del Sujeto Vigilado por la AGR y consiste, para el caso de la rendición anual de cuenta, en que el sistema SIA Misional AGR genera archivos de cada sección de los formatos de la cuenta en PDF, firmados digitalmente con la firma de la Auditoría General de la República, los cuales contienen los datos ingresados al sistema. Estos archivos los verifica y luego los firma digitalmente el “Contralor / Repr. Legal” y se suben al sistema.

El proceso indicado se hace en orden de los formatos de la cuenta y al final se genera el reporte de Radicado de la Rendición de la Cuenta, donde se mencionan los archivos soporte cumplidos. Luego de subir firmado digitalmente este último archivo, el sistema genera el mensaje de confirmación de rendición de la cuenta.

Para la rendición semestral no hay proceso de firma digital de archivos, por lo que el proceso es más sencillo, con solo dar clic en el botón “Rendir cuenta semestral” y confirmar el proceso el sistema bloquea los formatos y genera el respectivo radicado. Por lo anterior, se debe tener cuidado de utilizar ese botón únicamente cuando se esté completamente seguro de que toda la información ya está cargada y verificada.

Según lo indicado antes, la rendición de cuenta inicia dando clic en el botón “Rendir Cuenta” (para la rendición anual) o “Rendir cuenta semestral” (para la rendición semestral) que aparece en la primera pantalla que muestra el sistema al ingresar con perfil “Contralor / Repr. Legal” a una vigencia en estado “No Rendida”.

Pantallas con el botón de “Rendir Cuenta” y “Rendir Cuenta Semestral”.

En la rendición de cuenta semestral, al dar clic en el botón “Rendir cuenta semestral” el sistema genera un mensaje de advertencia y pide se confirme si continúa con el proceso de formalización, el cual bloquea esa vigencia. Al confirmar, el sistema bloquea todos los formatos sin más trámite en razón a que no hay proceso de firma digital de archivos.

En la rendición anual, luego de hacer las verificaciones de información en TODOS los formatos de la cuenta y cerrar los candados de los formatos, cuando da clic en el botón “Rendir Cuenta”, el sistema genera la pantalla de verificación de completitud de diligenciamiento de la cuenta.

Pantalla verificación de completitud de la cuenta.

Si está seguro de cumplir con todos los requerimientos establecidos para la rendición, dé clic en la opción “Aceptar” y el sistema le pedirá al Contralor que digite su clave y la confirme en la pantalla de “Confirmación de Clave” y se da clic en la opción “Confirmar”.

Pantalla confirmación clave para rendir cuenta.

Enseguida, el sistema inicia la generación de archivos en formato PDF firmados digitalmente por la Auditoría General de la República y muestra la pantalla para que puedan descargar el archivo, revisar su contenido y la firma digital.

Se recomienda crear una carpeta para el manejo de los archivos relacionados con la rendición, tanto para los archivos que se descargan como para los que va firmando digitalmente el Contralor y que se subirán al sistema.

Es importante tener en cuenta que los archivos que se descarguen deben manejarse con el nombre y extensión tal como los genera el Sistema o el software de firma digital. Si se modifica el nombre, la extensión o el contenido de un archivo, se generará un mensaje de error cuando se suba al sistema luego de ser firmado por el Contralor.

Descargue de archivo de cada formato:

Pantalla Firma Digital, opción “Descargar Pdf” para firma.

Dé clic izquierdo en el enlace “Descargar Pdf” y aparecerá la pantalla de confirmación de la generación y descargue del archivo:

Ejemplo para descargar archivo del sistema.

Para bajar el archivo, señale el enlace “Archivo de radicado” y dé clic con el botón derecho del ratón y elija la opción “Guardar enlace como …”, busque la carpeta creada para este proceso y de clic en “Guardar”.

Ejemplo de Guardar archivo descargado.

Este mismo procedimiento se realizará, en su momento, con todos los archivos que vaya generando el sistema luego de subir el archivo firmado por el Contralor.

Verificación de firma digital y revisión del contenido:

La Entidad Certificadora entrega un software que se debe tener actualizado y activo, siguiendo el procedimiento establecido por esa Entidad. Este proceso se debe efectuar en el mismo equipo desde el que se conecta al SIA Misional AGR y se debe mantener su conexión a Internet todo el tiempo que tome la rendición. A continuación presentaremos un ejemplo del proceso con el software “CertiFirma”.

Ejemplo Software para firma digital.

Con él se hace el proceso de verificación de la firma digital de la AGR, revisar contenido del archivo y firma digital del Contralor, utilizando, en el común de los casos, un dispositivo de conexión USB denominado “Token”, que se debe verificar funcione correctamente y se cuente con las respectivas claves de uso.

Luego de abrir el software de firma digital, seleccione la opción “Verificar firmas” y se abre la pantalla para ingresar el archivo a verificar.

Pantalla para la búsqueda de archivo firmado para verificación.

Al dar clic en “Examinar”, aparece el explorador de archivos para que busque la carpeta contenedora y seleccione el archivo recientemente descargado y da clic en el botón “Abrir”.

Ejemplo de selección de archivo para verificación.

Ejemplo de archivo seleccionado para verificación.

Así, el archivo seleccionado aparecerá en la pantalla del software y da clic en el botón “Verificar Firmas”. El programa hace las respectivas revisiones y genera el mensaje de confirmación de verificación.

Pantalla confirmación de verificación archivo firmado.

Pantalla firma digital encontrada.

En la casilla de la derecha se puede ver el nombre de la firma digital que contiene el archivo revisado. Ahora puede dar clic en el botón “Ver Contenido…” para verificar que los datos del archivo correspondan con los de la cuenta.

Ejemplo ver contenido de archivo.

Indique una carpeta para que el sistema guarde el archivo y así lo puedan verificar.

Firma digital del Contralor al archivo descargado:

Después de verificar el archivo, se procede a la firma digital del Contralor siguiendo el procedimiento establecido por la empresa con quien se haya contratado el servicio. Seguiremos presentando el ejemplo con “CertiFirma”, con el cual, simplemente debe dar clic en el botón “Firmar..” si el proceso se debe hacer con el archivo que estaba verificando.

Pantalla para firmar digitalmente el archivo verificado.

Si es otro el archivo a firmar, puede dar clic en el botón “Regresar” en la parte inferior de esta pantalla y luego da clic en el botón “Firmar archivos” de la pantalla inicial del software (ejemplo).

Ejemplo firmar archivo digitalmente.

Se abre la opción para buscar el archivo a firmar. Se da clic en el botón “Examinar” que permite buscar y seleccionar el archivo, para luego dar clic en el botón “Siguiente”.

Pantalla seleccionar archivo a firmar.

Se abre la pantalla “Seleccionar Certificado” y al dar clic en el botón “Seleccionar Certificado” se busca el dispositivo USB para certificación, es decir el “Token”. En este punto se utilizará la llave privada del Contralor.

Pantalla seleccionar certificado y firmar archivo.

Seleccionado el “Token” se muestran los datos del mismo y se da clic en el botón “Firmar”. El sistema indicará que se está desarrollando el proceso de firma digital del archivo, se da clic en “Aceptar”. Cuando termina el proceso, el sistema muestra el mensaje de “Operación exitosa”.

Pantallas informando proceso de firma digital y terminación exitosa del mismo.

Guarde el archivo firmado por el Contralor en la carpeta creada para tal efecto.

Subir archivo firmado por el Contralor:

Pantalla Firma Digital, opción “Subir Pdf Firmado”.

Con el archivo firmado digitalmente por el Contralor, se regresa al SIA Misional AGR y se da clic en la opción “Subir Pdf Firmado”.

Pantalla subir archivo firmado digitalmente por el Contralor.

Se muestra la pantalla “Subir Formato XX Sección X Previamente Firmado” donde encuentra indicaciones muy importantes a seguir y el botón “Examinar” que permite al sistema abrir el explorador para que se busque y se incluya el archivo ya firmado digitalmente por el Contralor.

Se diligencia el campo de “Observaciones del Archivo” y se da clic en “Guardar”. El sistema generará el mensaje indicando que el archivo con la firma digital fue almacenado satisfactoriamente.

Así, el sistema generará un nuevo pantallazo mostrando un visto bueno en el campo de chequeo del formato que se subió y genera el registro del siguiente formato con las opciones de descargue y subir archivo firmado como con el archivo anterior y se procede de igual forma.

Pantalla nuevo registro de formato para descargar y subir.

Este mismo proceso se seguirá con todos los formatos de la cuenta hasta llegar al registro correspondiente al “Radicado de la Cuenta”, archivo con el que se seguirá el mismo procedimiento y que al subirlo el sistema mostrará el mensaje de confirmación de almacenamiento del mismo.

Pantalla confirmación almacenamiento archivo firmado.

Al dar clic en el botón “Continuar” el sistema genera el mensaje de confirmación de rendición de la cuenta y da la opción de ver el respectivo radicado.

Pantalla confirmación rendición satisfactoria.

Al dar clic en el botón “Ver Radicado de la cuenta” se genera el pantallazo en el que se muestran los datos referentes al Contralor que rinde la cuenta, la Contraloría, la fecha en que se rinde la cuenta, la fecha límite que estaba asignada para esa Contraloría para rendir la cuenta, el listado de los archivos de soporte de la rendición y un número único de radicado de la cuenta.

Sección de Pantalla Radicado de la Cuenta.

REQUERIMIENTOS DE LA CUENTA

Luego de la revisión a la cuenta que desarrollan los Auditores de la AGR, ellos pueden hacer requerimientos a la Contraloría. Estos requerimientos pueden ser:

Aclaratorios:

Se solicita que se dé información escrita que permita determinar diferencias, inconsistencias o conocer con más detalle ciertos datos que se cruzan con la rendición. Responder a través de un documento de ofimática, que exprese de manera clara y consistente lo solicitado en el requerimiento.

Archivo soporte:

Requerimiento para que se envíe una información complementaria o adicional a la que se rinde en la vigencia, con el fin de verificar algún dato de la rendición. Responder a través de un archivo de ofimática que reemplace o represente un archivo de soporte inconsistente o no rendido anteriormente en la Rendición Oficial de Cuentas.

Corrección de formato:

Solicitud para que la Contraloría ajuste, incluya o modifique datos reportados en la rendición y que se han detectado como inconsistentes, errados o incompletos. En el momento de crear el primer requerimiento de esta clase, el sistema genera la versión “Corrección Rendición” donde la Contraloría podrá realizar los ajustes solicitados. Luego de diligenciados o corregidos los formatos solicitados por el requerimiento, se debe responder a través de un oficio (.doc), que exprese a manera de listado los formatos corregidos y la conformidad de la contraloría con la información remitida en la corrección.

Pantalla para ver los requerimientos radicados a la Contraloría.

Consulta de requerimientos asignados a la Contraloría:

Al ingresar por la opción de Rendición Oficial de la Contraloría, el sistema muestra el pantallazo en el que se encuentra el botón para consultar los requerimientos que se han asignado a la Contraloría, indicando entre paréntesis el número de requerimientos en estado “Sin responder”.

Al dar clic en ese botón nos lleva a la pantalla en la que se relacionan los requerimientos que se han radicado a la Contraloría: Descripción, Fecha de radicado, estado, tipo del requerimiento. Además, cuenta con la sección para los archivos que se adjuntan en el cumplimiento de requerimientos que así lo exijan. Contiene información del nombre del archivo, número de folios, descripción del archivo, descripción del requerimiento (lo trae automáticamente) y las opciones para descargar el archivo y para consultar, modificar o eliminar el registro de respuesta.

Pantalla Requerimientos de la Cuenta.

Pantalla Requerimiento sin responder.

Cuando existen requerimientos nuevos, en la sección “Opciones” se muestra “Responder”, donde se da clic y el sistema lo lleva al formulario “Responder requerimiento tipo …”, para el ejemplo que se muestra, de tipo archivo soporte.

Pantalla Formulario para responder requerimientos.

En ese formulario se busca el archivo a subir, se diligencian los datos de número de folios y descripción del archivo (La descripción del archivo debe hacer relación al requerimiento). Dar clic en “Guardar”, el sistema confirma el cargue del archivo, dar “Continuar” y lo llevará a la pantalla de requerimientos y se verá tal requerimiento marcado como “Respondido” y se verá el archivo en la lista de “Archivos soporte de los Requerimientos”.

Pantalla Requerimiento respondido y archivo soporte adjunto.

En los casos de “Corrección de formatos”, cuando se graba el primer requerimiento de la vigencia el sistema genera una copia de la rendición oficial, que se conoce como “Corrección Rendición”, y los formatos correspondientes a esos requerimientos se encontrarán con los candados abiertos. Es decir que para ajustar los formatos, se debe ingresar a la versión de corrección.

Se recomienda tener contacto permanente con el Auditor asignado como Coordinador de la respectiva Contraloría para el manejo de tiempos de respuesta de los requerimientos de revisión de la cuenta.

MANEJO DE VERSIONES DE LA INFORMACIÓN CONSIGNADA EN LA RENDICIÓN ELECTRÓNICA DE CUENTAS - VIR

El módulo de versiones permite almacenar un histórico en la base de datos de la información que contienen los formatos de Rendición Electrónica de Cuentas en una determinada etapa de dicha rendición con el fin de conservar la información oficial rendida por las Contralorías, permitir realizar ajustes cuando esa información está errada o incompleta sin afectar la credibilidad de las variables e indicadores estadísticos; y facilitar al auditor la verificación de dicha información en trabajo de campo ajustando los valores con los corroborados y añadiendo sus propias notas en los formatos de la Rendición. De esta manera la información rendida por las Contralorías en la fecha oficial permanecerá inmodificable pero la AGR contará con la información corregida y ajustada en trabajo de campo y las variables e indicadores actualizados.

El módulo de versiones permite tener diferentes perspectivas de la información de la Rendición de la Cuenta para poder contrastar la información rendida y la información corroborada por los auditores, además permite a las Contralorías corregir la información en caso que ésta haya sido rendida de manera errónea en la fecha oficial, sin perjuicio de los respectivos procesos sancionatorios, pero sin alterar la obtención de indicadores estadísticos coherentes para cada etapa.

Para efectuar los ajustes o las correcciones a la información oficial rendida, la Contraloría utilizará la versión “Corrección de Rendición”, copia que puede ser modificada sin alterar la información rendida oficialmente. Esta versión permite a las Contralorías eliminar, adicionar o modificar registros de los formatos. El control del bloqueo o desbloqueo de los formatos de la rendición está a cargo de los Auditores.

Los archivos soporte para la versión de Corrección de la Rendición se deberán gestionar a través de la funcionalidad de solicitar requerimiento de tipo “Archivo Soporte”, en este caso se deberá solicitar el envío de un nuevo archivo que responda un requerimiento específico del auditor y el nombre y la descripción del archivo debe hacer referencia al requerimiento.

La utilización de la versión de corrección de la rendición será bloqueada y/o desbloqueada por el auditor según se requiera y es responsabilidad del mismo el tiempo de duración que permita la modificación en la corrección, esto de acuerdo con su criterio y la complejidad del requerimiento solicitado a la Contraloría. En la versión “Corrección de la Rendición” quien puede bloquear o desbloquear es el usuario con perfil “Auditor”.

Versiones de la Rendición:

Pueden llegar a existir dos versiones disponibles con la información de una Contraloría: la versión “Rendición Oficial” y la versión “Corrección de la Rendición”. Esta última sólo se genera si a la Contraloría se le radica un requerimiento de “Corrección de Formato”.

Al consultar una determinada vigencia se puede navegar entre las dos versiones (si las hay) por medio del botón “Versiones de la Rendición” que al pasar el cursor muestra las dos opciones y se da clic en la que corresponda.

Pantalla Botón Versiones de la Rendición.

Si se elige la “Rendición Oficial” se mostrará como título dentro de una franja de color azul claro, si se elige la “Corrección de la Rendición”, ese título aparece dentro de una franja de color rojo claro y se muestra el título “convenciones”:

Ejemplo de los títulos de las versiones.

Convenciones para los registros de la versión “Corrección de la Rendición”:

Con el fin de poder conocer el origen de un determinado registro en cualquiera de las secciones de la versión “Corrección de la Rendición”, se manejan unos colores como identificadores, los cuales se pueden consultar al dar clic sobre el título “convenciones”.

Convenciones de los colores de los registros en la versión Corrección de la Rendición.

Los registros que se mantienen idénticos a la Rendición Oficial mantienen el color azul claro mientras que los registros que adicione la Contraloría se marcarán con color verde, aquellos en los que la Contraloría modifica algún dato de todo el registro, se marcará con color naranja y en caso de que un Auditor, como un recurso final a un ajuste, llegare a modificar algún dato de un registro, ese registro se marcará en color violeta. Los registros correspondientes a totales mantienen su color amarillo y son calculados automáticamente.

RADICAR UN REQUERIMIENTO A UNA CONTRALORÍA

Cuando se termina el proceso de rendición de cuenta de las Contralorías, el Administrador del sistema genera los “Reportes y alarmas”, herramienta que ayuda al Auditor a hacer verificaciones, cruces y controles de información. Con esos datos más aquellos que se generan de las revisiones propias de la labor de auditoría, el Auditor determina la necesidad de generar “Requerimientos a la cuenta” de una Contraloría.

Para un efectivo control y coordinación de los requerimientos y sus respuestas, en el sistema se pueden radicar estos requerimientos desde el perfil “Auditor” y las Contralorías pueden estar verificando su existencia a través del botón “Requerimientos pendientes” y que se explicó antes.

Para radicar un requerimiento, el Auditor da clic en la pestaña “Rendición electrónica” y luego elige la opción “Administración de la rendición” que lleva al respectivo menú:

Pantalla menú “Rendición electrónica”.

Pantalla menú “Administración de la Rendición de Cuenta”.

Al dar clic en el botón “Escoger periodo para ver rendiciones” se muestra la pantalla “Periodos de la Rendición”, donde se elige la opción “Ver rendición del período” en el renglón que corresponda al año requerido y aparece la pantalla con el reporte de la rendición. Las cuentas que aparecen como “No rendida” no tienen la opción “Crear Requerimientos”:

Pantalla “Reporte de Rendición de Cuentas”.

En esta pantalla se muestra la lista de todos los sujetos vigilados y que se clasifica como “Nivel Central”, al acercar el cursor del ratón al título “Dependencias”, aparece la lista de todas las áreas que tienen sujetos a cargo, dónde se puede seleccionar alguna de ellas para que se listen los sujetos correspondientes únicamente. Luego de buscar el sujeto vigilado, se da clic en la opción “Crear Requerimientos”, que lleva a la pantalla “Administración de Requerimientos” en la que se pueden ver los requerimientos radicados (del más reciente al más antiguo) y el estado en el que se encuentran, además de encontrar el botón “Adicionar” para grabar un nuevo requerimiento.

Pantalla “Administración de Requerimientos”.

Al ingresar a la opción “Adicionar”, se muestra la pantalla de adición de requerimientos, para diligenciar la descripción del requerimiento y seleccionar el tipo del mismo y por último dar clic en “Guardar”:

Pantalla para adicionar requerimientos.

El sistema genera el mensaje de confirmación al grabar el requerimiento y se registra dicho pendiente en el botón de requerimientos del sujeto vigilado.

Mensaje de confirmación del sistema.

Pantalla de información del requerimiento luego de guardado.

ATENCIÓN: Luego de la Rendición de los Sujetos Vigilados el Administrador del sistema debe generar los “Reportes y alarmas”, herramienta con la que los Auditores efectúan la revisión de la cuenta. Con el primer requerimiento de “Corrección de formato” que se le radique a un sujeto vigilado, el sistema borra los reportes y alarmas de ese sujeto vigilado en espera de las correcciones a los formatos para que se puedan volver a generar los reportes y alarmas.

Así, el grupo de Auditores de un sujeto vigilado debe coordinar las labores para que antes de crear un requerimiento de ese tipo se hayan revisado todos los reportes.

Si el requerimiento es “Corrección de formato”, el sistema genera el proceso de copiado de la información rendida en la versión de corrección por lo que generará pantallas en las que indica el avance de ese proceso, así, quien crea el requerimiento debe dar clic en el botón “Continuar” de cada pantallazo que presente el sistema, luego del mensaje de confirmación se genera la copia de la rendición como “Versión de corrección” y lleva a la pantalla para desbloquear los formatos que correspondan con el requerimiento:

Pantalla desbloquear formatos según requerimiento.

Se marcan los formatos correspondientes y se da clic en “Aceptar”, el sistema genera el aviso de confirmación de desbloqueo de los formatos. El Auditor debe hacer control y seguimiento de las respuestas para cerrar los candados en las fechas límite establecidas, ingresando a la versión de corrección, en la lista de formatos. Allí da clic sobre el candado abierto del formato a cerrar y el sistema genera mensaje de confirmación de cierre del mismo.

Pantalla con formato desbloqueado.

Se da clic izquierdo del ratón sobre el ícono del candado abierto y el sistema genera el mensaje de confirmación.

Pantalla con mensaje de confirmación de bloqueo.

Al dar clic en el botón “Continuar” el sistema muestra la pantalla de lista de formatos en el que se puede evidenciar el cierre del candado tramitado.

Pantalla con formato bloqueado.

HERRAMIENTA REPORTES Y ALERTAS DE LA RENDICIÓN DE CUENTA

En el Módulo SIREL se cuenta con una herramienta que ayuda al Auditor en la revisión de la rendición y se trata de los Reportes y Alertas que genera el sistema de forma predeterminada. Para llegar a esos reportes se ingresa por el enlace “Revisión de la Rendición Electrónica de Cuentas” que se ubica en la pestaña “Módulo SIREL”, que al dar clic en él lleva a la pantalla para seleccionar la Gerencia Seccional a la que pertenece el Sujeto Vigilado de la cuenta que se quiere revisar:

Pantalla para seleccionar la Gerencia Seccional.

Al seleccionar una de las gerencias, el sistema mostrará la lista de Sujetos Vigilados de su competencia para que por el enlace “Periodos para consultar reportes” frente al sujeto vigilado correspondiente, se ingrese a la lista de rendiciones y se seleccione la que requiere consultar.

Pantalla de Sujetos Vigilados de la respectiva competencia.

Pantalla con lista de rendiciones por sujeto.

Por el enlace “Consultar reportes rendición…” se ingresa a la lista de reportes prediseñados y que el sistema genera como ayuda para la revisión de la cuenta. Estos reportes se han creado a solicitud de los Auditores con el fin de realizar por medio del sistema tareas operativas repetitivas, permitiendo que se tenga mayor tiempo de dedicación al análisis de la información que se genera en estos reportes, que como su nombre lo indica presenta también algunas alertas según lo requerido por los mismos Auditores, por ejemplo, los contratos que tengan un valor superior en pagos con respecto al valor del contrato.

Pantalla con la lista de reportes y alertas por sujeto vigilado.

En el campo “Descripción” se tiene un texto que indica la información que se presenta, se cruza o se filtra. Dando clic en el enlace “Reporte” frente a cada uno de los ítem, se llega al formato que muestra el resultado de los cruces de información y/o el filtro de datos pre programado para que el Auditor con ellos pueda hacer las verificaciones del caso y así poder determinar si se debe generar requerimiento o no al sujeto vigilado.

Este grupo de reportes debe ser modificado en la medida en que se requiera y son los usuarios quienes tienen el conocimiento oportuno para proponer sus ajustes, cambios, eliminación o creación de nuevos cruces de información automatizados.

Cualquier recomendación o aporte que desee hacer sobre este documento, agradecemos remita correo electrónico a la cuenta del administrador del sistema SIA Misional AGR: administradorsirel@auditoria.gov.co